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Quel est le meilleur agenda partagé pour entreprise ?

Dans le subtil art de la gestion du temps, l’agenda partagé -ou planning partagé- est la pierre angulaire de tout travail collaboratif. 

 

Pour relever ce défi, une pléthore d’outils – en ligne ou non – a vu le jour. 
Mais quel est le meilleur d’entre eux ?  En vrai, cela dépend.

 

La question à se poser en d’autres termes est plutôt : quel outil est le plus adapté pour votre activité ?

 

Nous aborderons ici donc :

  1. les différences entre planning et agenda.

  2. les questions à vous poser avant de choisir votre outil.

  3. un tour d’horizon non exhaustif des solutions disponibles sur le marché.

"Planning" ou "agenda" partagé ? 
Question de contexte, Maître Yoda.

Maitre Yoda fermant les yeux et disant "Vraie question" en pensant à la définition de l'agenda partagé

Commençons tout d’abord par quelques définitions. 
Rien de mieux qu’un petit tour dans le dico pour définir un agenda:

 

Agenda, nom masculin
« Registre ou carnet prédaté, sur lequel on inscrit jour par jour ce qu’on doit faire. »

Larousse

Qu’il soit papier ou électronique, un agenda est donc une liste des activités, organisée par tranche de temps.

Quant au planning, c’est un anglicisme que l’on utilise volontiers à la place d’agenda, et vice-versa. Son contexte est à 100% lié à l’activité professionnelle :

 

Planning, nom masculin 
« Organisation d’un plan de travail, emploi du temps, programme de travail. »
« Dans une entreprise, une administration, service chargé d’ordonnancer et de lancer un travail. » 
« Tableau représentant la prévision d’emploi d’un ensemble de personnels ou de machines. »

Larousse

C’est particulièrement à cette dernière définition que nous nous intéresserons, et aux ceux qui vont l’utiliser.

Agenda papier physique kitsch avec des chatons, la poste 2018 Calendrier
Personnes en pleine séance de planning de l'agenda partagé Planning

A long-terme, le planning revêt une dimension stratégique. Il s’agit de formaliser la direction à long terme de la société.

 

La planification permet de formaliser la stratégie de l’entreprise et précise les modalités de sa mise en œuvre future.

Bertrand Gibodin, auteur de La boîte à outils de la stratégie.

C’est justement pour servir cette stratégie à long terme, qu’on utilisera la planification opérationnelle (Operational Planning, en anglais) pour le pilotage des actions à court terme.

Néanmoins, nous ne rentrerons pas en détail dans cet article les méthodologies de planning (comme par exemple les méthodologies Agile, méthode de gestion de projet, etc). 

Nous allons nous focaliser plutôt sur les grandes familles d’outils de planning, notamment numériques, servant au planning opérationnel.

 

Le cadre étant dorénavant posé, penchons-nous sur les enjeux du planning professionnel partagé.

Les 7 commandements du choix de votre planning et agenda partagé d'entreprise.

En tant qu’éditeur de logiciel de planification depuis 2005, nous avons échangé avec des milliers d’entreprises, de mairies et d’associations sur le sujet. De cette façon, nous avons enrichi et développé une bonne vision de la problématique de planning opérationnel et d’agenda partagé.

 

 

 

 

Pour résumer, voici les 7 points importants qui nous paraissent essentiels de vérifier dans votre choix de solution.

Selon , un bon outil doit en effet répondre à ces problématiques :

1 / Pouvoir gérer de multiples plannings (collaborateurs et ressources)

Premièrement, choisissez un agenda qui rende la planification facile, pour vos 3 collaborateurs ou pour les 10 de plus à venir. 

Un agenda papier ou même Outlook n’est en effet pas toujours adapté pour piloter l’activité de plusieurs collaborateurs. 

Homme regardant un mur blanc illustré de dates d'agenda

2 / Privilégier la facilité d’affichage

 

Deuxièmement, quitte à utiliser un outil au quotidien, choisissez le à votre goût visuel.

Adoptez un code couleur, personnalisez la taille des lignes… Bref, faites en sorte qu’il vous ressemble, mais qu’il soit aussi accessible pour vos autres collaborateurs.

Dame, senior, utilisant un outil d'agenda partagé sur son PC

3/ Choisir un planning/agenda partagé flexible et personnalisable

 

Troisièmement, soyez sûr que vous pouvez adapter l’outil à votre besoin spécifique. Est-ce que vos rendez-vous doivent inclure un code d’intervention ? Un numéro de dossier ? Une autre référence propre à votre entreprise ? Songez à votre manière d’organiser l’information.

 

Les agendas numériques en ligne ne donnent souvent que quelques champs de base à compléter. En revanche, avec un agenda dédié qui permet d’adapter d’ajouter des champs complémentaires, vous gagnerez en flexibilité… et in fine, en efficacité.

Illustration d'un homme a six bras, gérant plsu
Demandez à votre agenda d'être aussi flexible que vous !

4/ Choisir un agenda partagé numérique… implique de l’inter-opérabilité

Pièces de puzzle représentant l'interopérabilité entre chaque logiciel d'agenda partagé
L'intéropérabilité est la capacité de communication entre deux systèmes.

En admettant que vos collaborateurs utilisent déjà un agenda numérique, faites-donc leur une fleur.

Facilitez-leur la vie en choisissant un planning professionnel qui puisse interopérer avec leur outil personnel existant.

 

Cela leur permettra ainsi de voir sur un seul outil leur planning quotidien.

5/ Prévoyez une facilité d’interaction et de notification de vos clients

 

D’autre part, votre planning va sûrement impliquer des échanges avec vos clients, voire même avec leur calendrier personnel.

 

Ainsi, un calendrier qui peut envoyer des e-mails avec rappels personnalisés vous permet de faciliter votre flux de communication.


Par dessus tout, il vous aidera à limiter les « no-shows » et à perdre votre temps. Pour prendre exemple dans le secteur médical, certains médecins annoncent avoir abaissé de 75% les no-shows grâce aux rappels SMS.

Agenda partagé avec le client : un homme dans sa cuisine recevant un SMS de notification de rendez-vous sur son mobile

6/ Optez pour un agenda partagé qui vous facilite l’analyse

 

Si vous êtes sur cette page, c’est probablement que vous allez choisir une solution de planning partagé pour votre organisation.

 

 

Alors nul doute qu’en tant que décideur, vous devrez retraiter, filtrer, et analyser le flux de données de votre planning. 

 

 

Choisissez donc un outil qui vous donne les moyens d’avoir la visibilité sur votre activité de façon simple. En effet, vous avez déjà une activité à gérer, pas besoin de se rajouter un casse tête informatique.

Illustration sur la loi du temps de Pareto : 20% du travail rapporte 80% des résultats
La loi de Pareto, illustrée par Julie Boiveau

7/ Préoccupez-vous de vos données

 

Dernièrement, sachez comment l’on traite vos données.
Car le dicton « quand c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit » est toujours d’actualité.

 

Selon le RGPD, « Collecter et traiter des données personnelles implique de prendre des mesures pour garantir une utilisation de ces données respectueuse de la vie privée des personnes concernées. »

Par conséquent, vous serez aussi responsable du traitement des données de vos partenaires et de vos clients qui sont sur le planning. Assurez-vous donc que l’outil que vous choisissez s’en préoccupe aussi.

Meme de Bill Murray pointant du doigts qui dit que si c'est gratuit, c'est vous le produit
Et ce n'est pas que Bill qui l'affirme

Un aperçu des différents outils de planning et d'agenda partagé disponibles

En 15 ans d’expérience, nous avons eu l’occasion de voir des dizaines et des dizaines de modes d’organisation. En voici donc un petit tour d’horizon, et un tableau récapitulatif.

Agenda Papier et tableau blanc (vraiment ?)

Agenda partagé sur un tableau blanc journalier
Glané sur le web : Un e-commerçant spécialisé en tableaux

Au risque de vous surprendre, oui, même en 2020, certains utilisent toujours ce support !

En effet, on trouve encore ce type d’outil au sein d’organisation et de petites structures. Il n’est d’ailleurs pas forcément désuet, et peut coller à certaines modes d’organisation.

 

Les Avantages du papier / stylo / Tableau blanc 

  • Facile et accessible à tous, incluant les collaborateurs ayant peu de compétences en numérique.

  • Coût réduit :Ne demande rien d’autre qu’un tableau blanc, un calendrier et un stylo.

  • Adapté pour la planification collaborative à un instant précis, ou pour les agendas figés (exemple : Si vos tournées sont toujours assurées dans le même ordre, par les mêmes personnes).

  • Pas de problématique de stockage des données…


Les Inconvénients du papier / stylo / Tableau blanc

 

  • Partage très limité : il est impossible de faire un agenda partagé à distance sur un agenda papier. Sauf si vos collaborateurs passent devant le tableau blanc tous les jours…

  • Pas d’historique d’activité.

  • Ces outils classiques ne sont pas adaptés pour la planification continue (Difficulté de modification des évènements, les notifications de changement de planning aux différents interlocuteurs sont chronophage)

  • Ils ne permettent pas non plus de créer des processus opérationnels automatisés à partir du planning. Impossible par exemple de notifier vos clients du rendez-vous, etc.

 

Les suites bureautiques généralistes

Probablement les premiers outils installés sur les ordinateurs professionnels, les suites bureautiques (de type MS Office, Google Apps for Business) sont bien pratiquées par tous les utilisateurs.

 

Voyons maintenant ensembles quels outils peuvent se prêter à la planification de calendrier.

 

Le Tableur (MS Office)

 

Les avantages du tableur :

  • Il est sûrement déjà installé sur votre ordinateur.

  • Il permet d’afficher plusieurs utilisateurs sur une seule vue.

  • Flexible et personnalisable…

 

Les inconvénients du tableur

  • … à condition que vous maîtrisez les rouages du tableur (et la programmation éventuelle de macros).

  • Installation et maintien informatique sur chacun des postes.

  • Vous devez prévoir des sauvegardes de vos fichiers pour ne pas perdre votre travail (hors suite dans le Cloud).

  • Le flux de travail peut aussi être parfois compliqué à gérer. Par exemple, on n’est pas obligatoirement notifiés d’un nouveau rendez-vous.

  • Difficulté à travailler en mode collaboratif sur le même document. Il y a parfois des problématiques de doublon de fichier, ou d’écriture accidentelle sur certaines cases du tableur…

  • L’affichage d’un fichier tableur sur téléphone est compliqué.

  • Pas de synchronisation avec un agenda individuel mobile.

  • Enfin, le coût peut être rapidement élevé si vous avez un nombre de collaborateurs (installation par licence pour chaque poste).

Voici un tutoriel réalisé par Mathieu Langlade pour réaliser vous-même un planning sur excel.

Le client e-mail (Ex: MS Outlook, Thunderbird, etc.)

 

Les avantages du client e-mail

 

  • L’outil est déjà installé par défaut dans de nombreuses PME ou associations.
  • Le client permet d’envoyer des mises à jour par e-mail aux participants conviés (qu’ils soient internes ou externes à l’organisation).
  • La synchronisation est possible avec l’agenda individuel du téléphone mobile.
Les inconvénients du client e-mail

 

  • On ne peut pas toujours personnaliser les notifications et leur envoi, ce qui peut se révéler mal adapté aux publics externes à l’entreprise (clients, partenaires).
  • L’affichage est généralement plutôt optimisé pour un agenda personnel que pour un agenda partagé.

 

Agenda partagé sur client e-mail Outlook
Un calendrier partagé sur son client mail est possible, Ionos y a consacré un tutoriel

Google Calendar

 

 

Application de la suite bureautique Google Apps for Business, c’est essentiellement un outil prisé de gestion de calendrier individuel. Nous y avons d’ailleurs consacré un article dédié.

Les avantages de Google Calendar

 

 

 

  • Solution dans le Cloud (pas besoin d’installation)
  • Synchronisation en temps réel.
  • Gestion des contacts intégrée.

 

Les inconvénients de Google Calendar

 

 

  • La vue individuelle est très peu lisible au delà de trois calendriers différents.
  • Hébergement des données hors UE, dans des juridictions moins respectueuses du droit à la vie privée.
  • Pas de fonction avancée ni d’outils complémentaires dans le cadre d’une utilisation en entreprise (voir ci-après)
Agenda partagé avec vue à la semaine sur Google Calendar

Les solutions professionnelles dédiées d'agenda partagé et de planning partagé

Finalement, voici la dernière catégorie de solutions de planification opérationnelle: Les solutions professionnelles dédiées. Nous les avons en effet intégré ici car elles ont été conçues avec votre productivité en tête.

 

 

Il en existe ainsi des dizaines, chacune ayant son propre lot de fonctionnalité spécifiques. 

Nous ne les mentionnerons pas toutes ici, mais on peut cependant en citer quelques unes.

  • Les solutions spécifiques à un secteur d’activité
    • Par exemple, Must pour le planning d’intervention médicale
    • CéZen pour les services à la personne

  • Les solutions par département d’entreprise
    • Par exemple Octime, spécialisé en Ressources Humaines & pointage

  • Des solutions adaptées à tout module, personnalisables

 

Un conseil cependant si vous ne souhaitez pas passer votre temps à faire de la maintenance : privilégiez d’abord les services dans le Cloud plutôt que ceux installés sur votre client.

 

Les avantages des solutions dédiées :

 

  • Outil 100% conçu pour la planification (à contrario des agenda personnels classiques) : vous gagnerez du temps.
  • Le partage de l’agenda est souvent plus intuitif que les agendas personnels

  • Haut degré de personnalisation (Rendez-vous, contacts, etc.)

  • Synchronisation avec les agendas numériques personnels

  • SAV dédié.

  • Autres fonctionnalités complémentaires inclues. Par exemple : édition de Devis & Factures, Signature de bons lié au rendez-vous, stockage de document, etc.


Les inconvénients des solutions dédiées

 

  • Principalement le coût de la solution selon les fonctionnalités choisies ou la taille de l’entreprise.
vue de l'agenda partagé sur multi-planning, outil dédié
Un extrait de multi-planning

Tableau récapitulatif des solutions

  • Calendrier papier
  • Calendrier sur Tableur
  • Outlook / Exchange
  • Google Calendar
  • dédié
    Multi-Planning
Calendrier papierCalendrier sur TableurOutlook / ExchangeGoogle Calendar
dédié
Multi-Planning
papier et stylo !
de 0 à 299€
10,50€
/mois/per.
de 5,20€ à 23€
/mois/per.
dès 19€
/mois (3 per.)
Stockage & hébergement des données en France
Où sont stockées vos données ?
Vue multi-utilisateurs adaptée à plus de 3 utilisateurs
Est-ce que le planning est facilement lisible pour voir une multitude d'intervenants ?
Pas d'installation
Y a t'il besoin d'installer
Synchronisation avec le calendrier mobile
Synchronisation temps réelselon édition
Gestion des contacts
Support téléphonique en France
CRM
Gestion des contacts et affichage de l'historique des rendez-vous
Signature mobile de bons d'intervention
Stockage de fichiers classé par Rendez-vous ou contact
Compte-Rendus de Réunions
Personnalisez les champs de Rendez-vous et de contacts
Gestion des frais par RDV
Module Devis & Facturation lié au planning
Essayer

Résumons, Yoda :

En synthèse, voici la feuille de route à vérifier dans le choix d’un planning partagé.

 

  1. Gérer de multiples collaborateurs, tu pourras

    Car un agenda partagé n’est pas un calendrier personnel.

  2. La facilité d’affichage, tu privilégieras

    Vu que vous y passerez des heures par semaine, autant que cela vous plaise.

  3. La flexibilité, tu travailleras

    Car une fois l’outil choisi, il sera pour le moins pénible d’en changer !

  4. La compatibilité avec les calendriers personnels tu rechercheras

    Quitte à choisir un planning numérique, facilitez la vie de vos collaborateurs avec un planning synchronisé avec leur agenda existant.

  5. La facilité de communication avec les clients, tu entretiendras

    Des notifications e-mail automatiques, ou bien des SMS notamment vous serviront. D’abord pour renforcer la perception de votre professionnalisme, mais aussi pour éviter les no-show !

  6. Du pouvoir de retraiter tes données sans besoin de maîtrise informatique, tu disposeras

    De la planification naît de la donnée, cruciale pour vous aider à améliorer continuellement votre gestion du temps. Pour cela, un outil de planification est un allié pour vous aider à exporter vos données, les retraiter, et les analyser.

  7. De la confidentialité et localisation des données, tu te soucieras

    Depuis le RGPD, vous devez savoir où et comment sont traitées vos données pour pouvoir respecter à votre tour cet engagement.

iPhone avec agenda partagé multi-planning

Faites un tour d'essai de multi-planning.

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