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Logiciel de gestion de rendez-vous médical

De l'outil de planning métier à l'outil de réservation de médecin en ligne, apprenez tout sur le Logiciel gestion de rendez-vous médical.

Le logiciel de gestion de rendez-vous médical, et plus globalement la « digitalisation » a transformé le secteur de la santé depuis le milieu des années 2010.

Ces logiciels, ainsi que les plateformes de réservation de rendez-vous en ligne ont fait gagner un précieux temps aux professionnels de santé — un temps de gestion, bien souvent mieux employé auprès des patients que dans les dossiers.

Selon une étude de la DREES datant de 2019, un médecin généraliste passe plus de 44H par semaine auprès de ses patients et jusqu’à 5 heures et 30 minutes par semaine sur des tâches de gestion. Avec un rendez-vous patient toutes les 18 minutes, il est donc peu étonnant que les cabinets de médecin soient friands d’outils d’optimisation.

Voyons ensemble les caractéristiques de ces outils.

Logiciel de rendez vous médical : Les bases

Comme n’importe quel praticien, cabinet, ou professionnel de santé, la gestion du temps est primordiale dans toute activité professionnelle et le logiciel de rendez vous médical est un atout.

Si un simple calendrier en ligne généraliste est déjà un premier pas, il n’en est pas moins très vite limité en tant qu’outil pour la gestion d’une activité médicale.

Ainsi, un logiciel adapté à la prise de rendez-vous médical doit impérativement remplir les fonctionnalités de base :

  • La gestion d’horaires ouvrées
  • Pour les cabinets comptant plusieurs praticiens :
    Le support de leurs agendas respectifs en simultané, et par extension l’aperçu de toute l’activité du cabinet en une seule vue
  • La catégorisation du type de rendez-vous du patient : Premier rendez-vous, rendez-vous de suivi…
  • La capacité de déplacer des rendez-vous facilement
  • Le stockage d’informations sur la patientèle, parmi lesquels
    • nom, prénom, adresse, ou numéro de téléphone,
    • Informations sur la vie personnelle du patient (ex : nombre d’enfants),
      • sa couverture sociale (ex : assurance maladie obligatoire, assurance maladie complémentaire, etc.)
      • et surtout d’informations relatives à sa santé (pathologie, diagnostic, prescriptions, soins, etc.),
      • ainsi que les éventuels professionnels qui interviennent dans sa prise en charge.

Ce dernier point soulève d’ailleurs un sujet sensible : l’hébergement des données.

Le Cloud présente de nombreux avantages par rapport à des logiciels installés (clients lourds) sur les ordinateurs de praticiens : Facilité de sauvegarde, pas de besoin d’installation, évolution simple…

Cependant, il soulève aussi des questions capitales en termes de sécurité et de confidentialité des données, particulièrement sensibles dans ce secteur. Le conseil de l’ordre national des médecins a publié un guide pratique sur la protection des données personnelles, adaptant les dispositions spécifiques du RGPD.

L’ère du logiciel de prise de rendez vous médical

A la base, ces outils étaient fortement employés côté des praticiens, jusqu’au développement d’autre type d’outils, le logiciel de prise de rendez vous médical. Ils répondent à une problématique simple :

La réservation d’une consultation chez médecin ou d’un praticien de santé est chronophage pour les patients comme pour les professionnels de santé.

Jusqu’alors, la constitution d’un secrétariat médical est souvent incontournable pour un cabinet. Pour un praticien installé depuis des années, et dont la patientèle est déjà établie, cela peut être simple. Mais pour des jeunes praticiens en sortie d’étude démarrant leur activité, recruter un.e ou plusieurs secrétaires peut se révéler coûteux.

Que ce soit pour les cabinets de médecins généralistes, ou les autres professions médicales réglementées qui nécessitent une prise de rendez-vous simple, la possibilité de réserver un médecin en ligne est ainsi apparue comme une évidence.

Les fonctionnalités de la prise de rendez-vous qui font leur succès sont:

  • Une page Web accessible par les patients pour effectuer leur prise de rendez vous médical en ligne, 24H/24H et 7J/7
  • La saisie des informations personnelles directement par les patients, économisant un précieux temps de gestion
  • La possibilité de recevoir des rappels de rendez-vous préalables à leur consultation. C’est d’abord un service de rappel pratique pour les patients. Mais c’est surtout un puissant outil d’optimisation pour le cabinet de praticien, optimisant la rotation et en limitant les no-shows.

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Le cas particulier de la Plateforme de rendez vous médicaux

 

La plateforme de rendez-vous médicaux, tel n’importe quelle plateforme, met en relation deux publics :

 

  • Les professionnel de la médecine, en tant que pourvoyeurs d’une offre de santé
  • Les particuliers, qui naviguent parmi cette offre avec la possibilité de faire une réservation d’un médecin en ligne

Critique des plateformes de rendez-vous médicaux

 

L’incontournable Doctolib a par exemple bâti son succès sur une stratégie payante, mais critiquée : l’indexation de l’ensemble des praticiens de France.

 

Constituant ainsi un annuaire, elle a recruté des médecins par dizaine de milliers en les liant à l’outil de prise de rendez-vous.

 

L’établissement en tant qu’annuaire offre certes une visibilité, mais est aussi critiquable:

 

  • Cette visibilité de référencement est désormais monnayée par la plateforme, qui est parfois taxée de pratiques concurrentielles déloyales envers les médecins.
  • Le coût de l’abonnement au service a nettement progressé, à partir de 139€ / mois par praticien
  • On y trouve certes des praticiens de santé, mais aussi des professions non réglementées dans la recherche.
  • Doctolib est hébergée chez Amazon Web Services, ce qui ouvre de vraies questions sur la protection des données sensibles par une entreprise régit par les lois Américaines.

L’alternative aux grandes plateformes

 

Il n’est pas nécessaire de faire appel aux grandes plateformes pour proposer à vos patients une application de réservation de médecin à vos patients.

 

A cette fin, vous pouvez choisir un logiciel de gestion qui intègre un outil de réservation en ligne.

 

Multi-Planning par exemple, vous propose un planning médical en ligne pour votre activité qui est

 

  • doté de la réservation intégrée, activable à la demande selon votre spécialité.
  • Totalement paramétrable selon vos prestations
  • hébergé sur des serveurs en France, répondant aux exigences du RGPD.
  • avec support inclus par téléphone 5j/7, de 9H à 18H, et par e-mail.
  • accessible, avec un tarif démarre à 19€ par mois H.T pour 3 praticiens

Ainsi, vous permettez à vos patients

 

  • de réserver un médecin en ligne (par exemple)
    • via une page dédiée (que vous pouvez mettre sur votre site internet ou vos pages publics).
    • via un QR code imprimable, que vous pouvez mettre sur la devanture de votre cabinet.
  • de recevoir un rappel de leur réservation, ainsi que votre politique d’annulation par e-mail et SMS

et ce, en toute indépendance.

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