Un logiciel de réservation de salle de réunion devient aujourd’hui un outil incontournable pour les entreprises d’une certaine taille qui doivent les gérer des bureaux ou des salles de réunion en interne comme pour les Coworking ou autres bureaux partagés.
Quoi de plus simple alors, avec les outils à disposition de nos jours, que de s’équiper d’un calendrier de réservation de salle de réunion.
Planning de réservation salle de réunion
Une première approche consiste à faire le bilan de l’existant et se demander si c’est efficace. J’ai dans mon entreprise un ou quelques bureaux ou salles de réunion occupés à tour de rôle, comment faire?
Les services ou les personnes qui réservent ces lieux de travail le font elles facilement? Auprès de qui ? N’y a t-il jamais de soucis à cause d’une double réservation?
Les collaborateurs seraient-ils tentés par un logiciel de réservation de salle de réunion gratuit ou bien payant quitte à avoir un bon service?
Lorsque ces questions arrivent dans la liste des sujets à aborder, c’est souvent que l’entreprise connait de la croissance et que les besoins en organisation suivent logiquement. En effet, les quelques actions que l’on peut gérer de manière manuelle, orale ou à l’aide d’un post-it sont possibles si les demandes sont limitées. Même avec l’utilisation d’un tableur, le fait de consigner les réservations, les annulations et les reports sur un seul ordinateur peut vite devenir une perte de temps et d’efficacité.
Il est donc logique de se tourner vers un logiciel de réservation de salle en ligne.
Calendrier de réservation de salle
Un calendrier de réservation de salle sous forme de papier connait la même problématique. Accroché à un mur ou sur présent sur un bureau, comment peut-on de manière pratique gérer un flux de réservation, les annulations, les corrections et modifications nécessaires dans la vie quotidienne d’un service ou d’une entreprise?
A ce moment de la réflexion, un outil simple mais complet avec des fonctionnalités pertinentes comme Multi-planning propose de nombreux avantages. Le premier d’entre eux est la facilité de lecture. En effet, une couleur peut-être dédiée à une « demande de réservation » ou une « pré-réservation » ou encore un évènement qualifié de « en attente de réservation ».
Une autre couleur peut être liée à ce que beaucoup d’entreprises nomment « Réservation ferme » ou encore » Réservation confirmée ».
Immédiatement, votre planning de réservations vous aide à avoir une ou plusieurs informations visibles d’un seul coup d’œil. Vous perdez moins de temps, vous avez surtout moins de sources d’erreurs. Ceci est un exemple simple, mais il peut être utiliser pour d’autres actions et il facilite la vie et augmente l’efficacité au quotidien.
Un autre avantage d’un logiciel de réservation est la simultanéité de l’information. En effet, plutôt que le planning des salles soit présent uniquement sur un outil papier ou sur l’ordinateur d’un seul collaborateur, un logiciel de réservation de bureau comme Multi-Planning peut permettre à tous les collaborateurs de voir (et uniquement voir sans pouvoir modifier) un planning de réservations sur leur ordinateur portable ou leur mobile par exemple. Ainsi, tous les collaborateurs peuvent voir les réunions auxquelles ils participent, les disponibilités des salles etc.
Un troisième avantage et non des moindres et que plusieurs « planificateurs » qui sont eux autorisés à réserver des salles, faire des modifications ou des annulations peuvent travailler en même temps au même moment sur le même outil. Pratique non?
D’ailleurs puisque l’on évoque les « droits » des planificateurs, Multi-Planning permet de les affiner pour qu’une personne soit autorisée à modifier uniquement certaines salles sous sa responsabilité et pas d’autres. Et cela peut-être vrai pour plusieurs collaborateurs et plusieurs salles ou types de salles en même temps.
Le quatrième avantage serait que les services, les collaborateurs ou même des utilisateurs extérieurs puissent réserver directement en ligne des créneaux disponibles des salles, un peu comme on réserve une place de cinéma ou un rendez-vous chez le médecin.
Et si en plus ce service était gratuit …
Logiciel de réservation de salle gratuit
Un logiciel de réservation de salle gratuit ? Oui, cela est possible avec Multi-Planning.
En effet notre outil de planification d’équipe qui lui est payant, permet l’ajout d’une option gratuite et qui est un logiciel de réservation de salle par l’intermédiaire d’un lien pour des mails ou un site internet, ou bien d’un QR code.
Ainsi, nous avons des clients de plus en plus nombreux qui utilisent cet outil comme logiciel de réservation de bureau. Entre autres, les espaces de plus en plus utilisés et pratiques de Coworking, mais aussi les entreprises qui ont des bureaux mobiles ou des salles de réunion comportant des matériels tels que des projecteurs des écrans vidéos, une sonorisation etc…
Le partage est facilité car les réservations fermes sont visibles de tous au même instant sans aucun risque d’erreur. Dès lors lorsqu’un collaborateur ou un client souhaite réserver il a sous les yeux l’intégralité des créneaux disponibles sans perte de temps, sans interrompre personne et quelque soit l’heure à laquelle il se connecte.
Les centres de formation et les écoles, sont des secteurs qui sont également très friands de ce genre d’outils tels que Résazen de Multi-Planning. En effet, des professeurs qu’ils soient titulaires ou vacataires peuvent réserver facilement qui un gymnase, un terrain de sport ou bien une salle spécifique. Cela est également vrai pour les établissements du supérieur qui souhaitent un logiciel de réservation de cours
Enfin, Multi-Planning séduit également les coachs sportifs et les salles qui souhaitent gérer le planning de leurs coachs. Leurs clients peuvent également réserver directement sur leur site des horaires de scéances sportives. Le sport est plus sympa quand c’est simple !
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