Comment bien organiser ses équipes au sein de son entreprise ?

Dans les entreprises de petite taille, généralement, tout s’organise autour du dirigeant. Lui connaît parfaitement le terrain, les fournisseurs, les clients, l’historique de son affaire, le chemin qu’il souhaite lui faire emprunter. Il a mis en place une organisation adaptée à son fonctionnement personnel et sa vision de l’entreprise.

Seulement, lorsque ladite société pousse et se développe, un tel système atteint rapidement ses limites. Le patron, pris dans une spirale chronophage pour gérer cette entreprise qui grandit, ne parvient plus à prendre de recul et en arrive à sentir étouffé par la masse de choses à encadrer.

La solution ? Faire évoluer l’organisation de l’entreprise.

Pas évident, a priori. Lorsqu’on évoque une évolution de l’organisation, plusieurs questions effleurent immédiatement l’esprit : « Suis-je prêt à déléguer ? De quelle manière ? » Développer une société, c’est inévitablement faire évoluer le métier du dirigeant et l’organisation de l’entreprise.

Dans l’entreprise, le terme « organisation » est utilisé à la fois pour désigner l’action du responsable du service ou de l’entreprise et le résultat de cette action.

L’organisation représente la manière dont le dirigeant délimite, combine, structure, ordonne, réparti et articule les moyens de l’entreprise afin de mettre en œuvre la stratégie de moyen et long terme. Organiser revient alors à développer un ensemble de règles, de fonctionnement de procédures évolutives qui, combinées aux ressources disponibles, permettent de répondre aux attentes des clients.

Un dirigeant d’entreprise doit apprendre à déléguer une partie de son travail

Chaque organisation est spécifique à une entreprise et à sa direction. Son efficacité, qui dépend de ses caractéristiques et de son application, exprime la manière dont le chef d’entreprise dirige et adapte la société aux défis qu’elle doit relever.

En terme d’organisation, ce dernier peut agir :

• soit par la manière dont les différents éléments de l’entreprise (service, fonctions, …) sont structurés et articulés,
• soit par la structure qui en résulte avec une hiérarchie et/ou un agencement concret des services et des moyens fournis et/ou requis.

Comment faire évoluer l’organisation d’une entreprise qui se développe ? En déléguant.

Pour un dirigeant, ou un responsable, déléguer, revient à confier une mission (ou une activité) à un collaborateur afin qu’il la réalise de manière plus ou moins autonome (on distinguera ici l’autonomie et l’indépendance du collaborateur).

Déléguer ne revient pas à donner un ordre ou une consigne. En effet, pour déléguer avec succès, il faut que le responsable s’appuie sur trois éléments :

• la confiance,
• l’abandon d’une partie de son pouvoir,
• la mise en place d’un contrôle adapté à la situation et au collaborateur.

Mais pour bien déléguer, il faut nécessairement structurer l’entreprise et former ses équipes en fonction de l’organisation souhaitée. Le dirigeant est contraint de quitter un peu le terrain, pour apprendre, lui aussi, à transmettre son savoir et ses compétences dans tel ou tel domaine.

En revanche, un patron qui délègue tout en gardant un œil sur ses troupes, sur l’organisation et la maîtrise des opérations, pourra démultiplier sa force de frappe. Et offrir de nouvelles perspectives de développement à son entreprise.

N’ayez pas peur de faire évoluer l’organisation de votre entreprise

Cette notion est importante :

Pour approfondir le thème de l’organisation, le blog du dirigeant vous propose des articles complémentaires :

• Comment organiser son entreprise
• Les bases d’une bonne organisation d’entreprise
• Des outils gratuits pour améliorer notre performance

Quatre points à appliquer, avant de déléguer

1 – Structurer l’organisation de l’entreprise

Pour fonctionner l’entreprise a besoin d’organiser son fonctionnement. La mise en place d’une structure est nécessaire pour le bon fonctionnement de plusieurs éléments :

• la communication interne (consignes, commandes, problèmes survenus, …),
• le fonctionnement de l’entreprise (mission et rôle de chacun, responsabilité, hiérarchie, organisation administrative, organisation opérationnelle, avis de la direction, …),
• la remontée et la descente des informations (indicateurs, objectifs, gestion, …),
• la répartition (et la connaissance) des tâches et des missions de chacun.

2 – Le recrutement

Une entreprise est avant toute chose faite d’hommes et de femmes ainsi que de compétence humaine. Recruter, c’est apporter à l’entreprise la ressource principale pour l’entreprise. Il s’agit, en premier lieu, de savoir quelles missions moyennes et objectives on fixe aux personnes auxquelles on compte déléguer. C’est aussi de savoir, selon l’organisation souhaitée, si on dispose du potentiel en interne ou s’il est nécessaire de recruter des profils particuliers.

3 –  La formation

Il n’existe pas de bonne délégation sans une bonne formation préalable. C’est l’occasion, pour le dirigeant, de transmettre ses compétences, ses connaissances du terrain, de tel ou tel point technique. Elle sert aussi à bien faire comprendre aux employés ce qu’on attend d’eux ainsi que la manière dont leurs missions et leurs objectifs s’intègrent dans la stratégie globale visée.

4 – L’évolution

Il faut, là encore, anticiper (parfois sur plusieurs années), et évaluer le coût de recrutement d’une personne dite évolutive, à laquelle le dirigeant pourra confier de nouvelles compétences. Le prévisionnel devra tenir compte de ce paramètre. Le patron, lui, devra affiner son organisation et sa stratégie avec les « délégués », savoir où il place la barre, où il va. Et poser des balises, sur le chemin.

En définitif, l’organisation d’une équipe repose sur la répartition des rôles. Il faut pouvoir reconnaître le travail des salariés, suivre et guider les troupes (par le biais, notamment, de réunions régulières avec les différents collaborateurs), mettre en évidence les avancées de la société, les efforts à fournir et fixer les objectifs.

A partir de quel effectif faut-il mettre en place une organisation d’équipe autonome ?

Lorsque la société compte entre dix et vingt personnes, il convient d’adapter son organisation en commençant :

• à définir plus précisément les missions et les rôles de chacun,
• à déléguer,
• à établir un organigramme

Et avoir à l’esprit que, pour bien organiser, il faut faire preuve d’un certain formalisme.