Les 5 étapes pour créer un planning d’atelier

Vous avez un atelier à gérer ? La demande toujours croissante de réparations et de rénovations complique souvent la prise en charge des différents projets. L’équipe est parfois éparpillée entre les interventions à mener et accumule les retards. La solution réside dans la mise en place d’un planning d’atelier. Cet outil permettra aux garages, aux ateliers de réparation électriques, aux horlogers… de gagner en productivité tout en améliorant les conditions de travail. Découvrez comment créer un planning d’atelier efficace.

Qu’est-ce que le logiciel de planification d’atelier ?

Quelles que soient leurs activités, les ateliers de création, de réparation et de rénovation ont en commun la nécessité de gérer plusieurs projets en parallèle.

Le logiciel de planification d’atelier est un outil collaboratif qui répond aux attentes des chefs d’équipe. Il aide en premier lieu à organiser les différents projets et à définir les priorités. Cette fonction est primordiale, car certaines tâches dépendent de l’accomplissement de celles qui précèdent. Ce calendrier opérationnel facilite également la répartition des opérations entre les équipes.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de planification d’atelier ?

Le logiciel de planification d’atelier assume plusieurs fonctions qui garantissent la bonne avancée des projets et l’amélioration de la productivité :

• Affichage clair du calendrier des projets : un logiciel de planification comme Multi-Planning offre une meilleure visibilité des tâches à effectuer dans l’atelier sur la semaine, le mois et même sur l’année entière ;
• Attribution des missions : la répartition des tâches aux différents techniciens se fait plus facilement, avec la possibilité de modifier les attributions en temps réel en fonction des besoins ;
• Organisation de la prise de rendez-vous clients : le logiciel de planification est très pratique pour la gestion des rendez-vous clients.
• Priorisation des tâches : le logiciel de planification facilite l’organisation des différentes tâches à effectuer en fonction de leur priorité. Dans un atelier de peinture, le dressage passe ainsi obligatoirement avant l’application de l’apprêt et par la suite de la peinture…
• Suivi des équipes : grâce au planning d’atelier, il est facile de suivre la disponibilité des techniciens. Cela facilite l’attribution des nouvelles missions aux techniciens disponibles ;
• Suppression de la double attribution:de nombreux ateliers ont déjà été confrontés à la double attribution des tâches, mobilisant alors plus de ressources que nécessaire. De même, un seul intervenant peut parfois se voir assigner deux missions simultanées, causant inéluctablement un retard d’exécution. La vision globale offerte par le logiciel de planification minimise ces risques ;
• Notification les réparations programmées : certains projets, notamment ceux programmés à l’avance, peuvent échapper au chef d’atelier et aux membres de l’équipe. Les notifications facilitent leur prise en charge en temps et en heure ;
• Alerte sur les retards : en cas de retard sur le planning, le logiciel peut émettre une alarme. Cela permet d’analyser sans attendre les facteurs de blocage et de réorganiser si nécessaire le calendrier. Cela améliore considérablement la réactivité et la flexibilité de l’atelier ;
• Partage des attributions : le planning collaboratif partage en temps réel la répartition des tâches, le statut d’avancement et les éventuels changements. Cela garantit une meilleure communication entre les membres de l’équipe impliqués dans un projet.

Quels sont les différents types de plannings d’atelier ?

Les ateliers ont recours à différents types de plannings en fonction des habitudes de chaque entreprise :

Le planning manuel

Il est rédigé ou imprimé sur papier et affiche généralement la liste des tâches à effectuer et leur répartition entre les différents techniciens. Affiché à l’entrée de l’atelier ou accroché au support rigide reconnaissable, il est pratique pour savoir quoi faire. Néanmoins, en cas de changement, il faut rééditer le planning. Ce manque de souplesse se répercute souvent sur la productivité.

Le planning au format électronique

Généralement disponible au format XLS, le planning au format électronique est mis en forme avec des tableurs comme Excel. L’utilisation des couleurs améliore la visibilité et l’utilisation de formules permet d’automatiser certaines mises à jour. En cas de changement, il est nécessaire d’envoyer le nouveau fichier. Cela peut engendrer un manque synchronisation entre les différentes versions.

Le planning collaboratif en ligne

Véritable révolution dans le domaine de l’organisation en atelier, le planning collaboratif en ligne offre une gestion en temps réel du calendrier. De plus, les outils comme Multi-Planning offrent une meilleure accessibilité sur PC, Mac, smartphone et tablette. Chaque membre de l’équipe recevra donc les mises à jour de l’agenda en temps réel et sera par ailleurs notifié en cas de changement.

Comment créer un planning d’atelier efficace en 5 étapes

Voici les cinq étapes indispensables pour mettre sur pied un planning d’atelier efficace :

1. Identifiez les tâches à accomplir

Listez les projets à prendre en charge au sein de l’atelier. Subdivisez-les en tâches spécifiques avant de les répartir sur le calendrier. Avec l’aide de Multi-Planning, vous pourrez facilement les attribuer sur la semaine ou le mois en fonction de leur priorité.

2. Listez les ressources disponibles

Affichez clairement la liste de vos éléments disponibles pour intervenir sur les différentes tâches. Mettez en évidence les dates de congé et des absences pour ne pas être pris au dépourvu le moment venu. Les codes couleur de Multi-Planning permettent de mettre en évidence les périodes d’indisponibilité.

3. Communiquez sur l’organisation des tâches

Impliquez les personnes concernées au moment de créer le planning. Au lieu de programmer des réunions à rallonge, notifiez-les tout simplement sur le planning collaboratif comme Multi-Planning. Ils pourront réagir en temps réel en cas d’ajustement nécessaire sur la durée d’exécution ou sur les dates.

4. Organisez la commande des pièces

Quel que soit le type d’atelier (garage, carrosserie, peinture, artisanat…), certaines pièces sont essentielles, mais ils ne peuvent pas être commandés à l’avance au risque d’encombrer l’espace. Prévoyez la date de leur commande pour optimiser le fonctionnement de votre atelier sans engendrer de retard. Avec Multi-Planning, vous pourrez vous servir des notifications pour éviter les oublis.

5. Mettez à jour votre planning d’atelier régulièrement

Un planning n’est pas figé. Faites évoluer le calendrier en fonction des urgences et des imprévus et gardez votre équipe informée en temps réel.

Comment Multi-Planning vous aide à mieux gérer votre atelier ?

Multi-Planning est un outil organisationnel ergonomique et accessible qui permet aux chefs d’équipe de mettre en place un planning d’atelier particulièrement efficace. La mise à jour en temps réel permet de communiquer efficacement avec vos collaborateurs, tandis que les codes couleur aident à identifier facilement le type de tâches, leur avancement ou encore leur priorité. Et grâce à la disponibilité sur tous les supports, le logiciel de planification optimise le fonctionnement de l’atelier. Les flux d’e-mails diminuent en effet, tout comme la fréquence des réunions.