La gestion du temps et des priorités est une discipline à part entière qui constitue l’un des fondements du succès de votre entreprise. Elle repose sur des principes clairs qu’il convient d’identifier pour ensuite mettre en pratique plus facilement les méthodes qui en découlent.
Les grands principes de la gestion du temps
Par définition, la gestion du temps est la manière de répartir les tâches sur une période donnée et entre les membres d’une équipe engagée sur un ou plusieurs projets. L’objectif principal est d’atteindre une performance optimale tout en préservant les ressources à court et à long terme.
Plusieurs principes régissent la gestion du temps et des priorités, afin de faciliter leur intégration dans votre stratégie de management et vous permettre d’atteindre vos objectifs.
Principe 1 : planification efficace des tâches
La gestion de temps repose en premier lieu sur la planification, qui elle-même dépend d’une identification claire des objectifs à atteindre. C’est en effet sur la base des perspectives de performance que les projets sont définis. Ces projets sont par la suite subdivisés en tâches ou en missions qui seront réparties sur un calendrier.
Principe 2 : aider à rester concentré
La mise en place d’un planning de travail vous aidera à mieux vous concentrer. Le principe d’une progression pas à pas vous permettra d’atteindre efficacement vos objectifs.
Principe 3 : organisation des tâches
Certaines tâches similaires gagnent à être associées pour préserver les ressources, mais aussi pour réduire le stress. La gestion du temps et des priorités passe donc par l’identification de ces actions qui peuvent être regroupées.
Principe 4 : gestion des ressources humaines
La gestion du temps et des priorités prend en compte les forces, mais aussi les limites de chaque personne impliquée dans l’accomplissement de vos projets d’entreprise. Les pauses font donc partie intégrante d’un management efficace.
Principe 5 : délégation des tâches
Une entreprise à succès exploite pleinement la force collective. Dans la préparation du planning (hebdomadaire, mensuel, bimestriel…), il ne faut pas hésiter à déléguer les tâches qui peuvent l’être afin d’optimiser la répartition de la charge de travail.
Principe 6 : flexibilité pour s’adapter à chaque situation
Les urgences et les imprévus font partie de la vie d’entreprise. Une gestion efficace du temps et des priorités doit garantir la flexibilité. Reprogrammer une tâche pour en laisser place à une autre ne doit pas être une source de stress ou de désorganisation.
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Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?
Une meilleure gestion du temps et des priorités se traduit par une meilleure performance opérationnelle et une meilleure productivité. Pour tous, un planning impose une plus grande discipline au travail grâce à la définition claire des actions à mener. Pour les dirigeants et les cadres, un planning optimisé offre également l’avantage d’une meilleure visibilité des tâches accomplies, à faire, en retard… Pour les collaborateurs, une répartition claire des tâches engendre moins de stress et à terme garantit le bien-être au travail.
5 astuces de gestion du temps
Voici cinq astuces qui vous aideront à mieux gérer votre planning au sein de votre entreprise. Pour votre propre usage ou pour l’ensemble de votre équipe, adoptez les bonnes techniques pour gagner en productivité !
1. Prioriser les tâches
Certaines tâches sont à exécuter en priorité pour garantir l’avancée de chaque projet. Une bonne gestion du temps et des priorités permet de respecter les délais annoncés tout en optimisant les ressources humaines et matérielles qui sont consacrées à sa bonne exécution. Il est difficile de procéder à la priorisation des actions à mener sans une vision globale des tâches. Gagnez du temps sur la hiérarchisation avec Multi Planning et ses codes couleur.
2. Bloquer des créneaux dédiés
En allouant des créneaux précis à chaque tâche, vous réduirez les risques de distraction qui portent atteinte à la performance. Le but est notamment de minimiser le risque de multitasking. Exécuter plusieurs tâches en même temps est en effet contre-productif. Chaque action devient une distraction pour l’autre et impose une charge mentale élevée.
3. Faire des pauses régulières
Prévoyez des pauses régulières dans votre emploi du temps et inscrivez-les clairement dans votre calendrier. Ces moments ne sont pas des pertes de temps : ils boostent votre productivité. Après un certain laps de temps passé à se concentrer, notre cerveau fatigue et perd en efficacité. Accorder à votre esprit un vrai moment de repos vous permettra de revenir plus alerte et créatif.
4. Limiter les distractions
La réduction des distractions est l’un des principes les moins connus de la gestion du temps. Elle est pourtant essentielle, car en subissant de multiples sollicitations, le cerveau arrive rapidement à saturation, perdant dans la foulée sa concentration.
5. Apprendre à dire non
Il faut savoir dire non quand c’est nécessaire. Avec un planning clair, il est plus facile de refuser poliment, en expliquant que vous devez rester concentré sur la tâche déjà prévue.
3 méthodes de gestion du temps
Voici trois méthodes largement utilisées au sein des entreprises pour la gestion du temps.
Méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro met l’accent sur la gestion du temps en fractionnant la journée en unités de 25 minutes appelées pomodoros. Créée dans les années 1980 par Francesco Cirillo, elle tire son nom du minuteur en forme de tomate qu’il utilisait à l’époque. Chaque pomodoro est suivi d’une pause de cinq minutes, et après quatre cycles de travail, une pause plus longue permet de recharger les batteries.
Méthode Eisenhower
La méthode Eisenhower ou matrice d’Eisenhower facilite la priorisation de tâches. Elle se base sur un tableau à double entrée et à quatre cases qui définit clairement l’importance et l’urgence des tâches. Quatre catégories se dégagent ainsi de la matrice, à savoir :
- Les tâches à la fois urgentes et importantes
- Les tâches importantes, mais pas urgentes
- Les tâches urgentes, mais non importantes
- Les tâches non importantes et non urgentes
La matrice d’Eisenhower facilite l’ordonnancement des tâches en fonction de leur nature et de leur impact. Les tâches urgentes et importantes doivent être traitées immédiatement, tandis que celles qui sont importantes mais non urgentes peuvent être planifiées à un moment plus opportun. Les tâches urgentes mais peu importantes peuvent être déléguées, et celles qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent être supprimées ou repoussées.
Méthode Gettingthingsdone
La méthode Getting things done (GTD) repose sur cinq étapes :
- Recueillir : il s’agit de lister l’ensemble des tâches à faire sans chercher à les ordonner. L’idée est de libérer l’esprit des actions à accomplir. Si une tâche vous vient en tête en cours de journée, notez-la simplement dans cette section ;
- Clarifier : pour chaque tâche identifiée, il faut s’assurer de son utilité. Et pour les actions qui prennent moins de deux minutes, il est préférable de les réaliser dans la foulée. Pour les informations inutiles, il faudra les supprimer ;
- Organiser : cette phase consiste à trier et répartir les tâches de manière ordonnée et logique. C’est au cours de cette étape que vous établirez la priorité des actions ;
- Réviser:à mesure que les tâches s’égrènent, il est nécessaire de vérifier leur progression et si besoin, mettre à jour le statut de chaque action et améliorer le planning ;
- Agir : en prenant en compte les quatre étapes précédentes, cette phase vous conduit à la mise en œuvre concrète de vos tâches. Agissez en hiérarchisant vos actions, en les planifiant selon le temps dont vous disposez, en respectant votre niveau d’énergie et en considérant votre environnement.
Multi-Planning vous aide à structurer votre gestion du temps, à identifier vos priorités et à allouer les créneaux nécessaires à chaque tâche pour un travail plus fluide et maîtrisé.