Comment rédiger un planning de travail ?

Mettre en place un planning de travail au sein de l’entreprise constitue un levier de développement incontournable. Une organisation claire des tâches permet en effet de gagner en productivité tout en améliorant le bien-être des salariés. Pour qu’un planning soit pleinement opérationnel, il faut le rédiger de manière parfaitement lisible. Il faut également qu’il soit disponible auprès de tous les membres de l’équipe. On vous apporte de précieux conseils pour rédiger un planning de travail efficace.

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

Le planning de travail est un tableau de bord qui organise avec précision le calendrier des tâches à accomplir au sein d’une entreprise. Il se base sur les objectifs à atteindre et répartit les différentes tâches qui en découlent sur un calendrier documenté.

Au-delà de sa fonction d’agenda, le planning est un outil de communication indispensable qui facilite la coordination des différents éléments disponibles.

Il n’y a pas encore si longtemps, le support papier était encore largement utilisé pour partager le planning de travail. Aujourd’hui encore, certaines entreprises y ont recours. L’apparition des tableurs comme Microsoft Excel ou Calc OpenOffice a néanmoins changé ses habitudes. Cependant, ces deux supports ont un défaut en commun, à savoir l’absence de flexibilité et la difficulté à traiter un grand volume de données.

Dès sa création en 2005, Multi-Planning a misé sur le partage et la collaboration en temps réel pour optimiser l’efficacité des plannings de travail. Accessible en ligne sur tous les supports (PC, Mac, smartphone, tablette), il vous aide à gérer plus facilement l’ordre des missions, la programmation des travaux, la planification des trajets…

Quels sont les différents types de planning de travail ?

Il existe différents types de plannings de travail, dont la mise en place dépend à la fois des contraintes liées aux métiers exercés et aux objectifs opérationnels.

Le planning de travail à temps plein

C’est le planning le plus courant dans le monde du travail en France. Il se base sur une semaine de 35 heures, mais qui peut s’étendre jusqu’à 39 heures. Les heures supplémentaires seront alors récupérées sous forme de RTT.

• Durée : 35 heures, extensible à 39 heures ;
• Flexibilité : faible ;
• Destination : les salariés de bureau, le personnel administratif, les fonctionnaires

Le planning à temps partiel

Pour les salariés, le temps partiel permet de concilier leur activité professionnelle avec d’autres engagements (famille, études, association…). Pour les entreprises, ce type de planning permet de disposer de ressources en fonction de la fluctuation de la charge de travail. Le temps partiel convient également pour des interventions ponctuelles.

• Durée : évolutif, avec un minimum de 24 heures par semaine, sauf dispositions collectives différentes ;
• Flexibilité : élevée ;
• Destination : tout salarié qui en fait la demande ou employé recruté occasionnellement.

Le planning par rotation

Une entreprise requiert généralement au planning par rotation pour les postes qui requièrent une présence étendue ou même permanente. Tout en garantissant une prise de poste conformément aux exigences, cette organisation doit également veiller à préserver la qualité de vie des équipes engagées.

• Durée : rotation de plusieurs équipes sur une plage horaire étendue, voire 24/7 ;
• Flexibilité : moyenne ;
• Destination : personnel d’hôpital, salariés d’industrie, agents de sécurité, chauffeurs, commerces…

Planning mixteouhybride

Le planning mixte combine le travail en présentiel et le télétravail. Depuis la pandémie de Covid, de nombreuses entreprises autorisent le télétravail partiel pour diminuer la perte de temps dans les transports.

• Durée : partage du temps de travail entre présentiel et télétravail. Le planning mixte peut être à temps plein ou partiel ;
• Flexibilité : moyenne ;
• Destination : tous les métiers qui peuvent être exercés à distance (création numérique, marketing, métiers du web, e-commerce…).

Planning en freelance

Le travailleur indépendant ou freelance travaille généralement à la tâche ou à la mission. Son planning évolue en fonction des demandes provenant des clients donneurs d’ordre.

• Durée: selon le contrat signé ;
• Flexibilité : élevée ;
• Destination : la grande majorité des métiers du digital, les professions libérales (avocats, médecins, consultants…).

Pourquoi utiliser un logiciel pour créer son planning de travail ?

Avec le développement du cloud, de nouvelles habitudes émergent au sein des entreprises pour la planification des tâches. Il y a tout d’abord celles qui ont conservé les anciennes méthodes sur papier ou sur tableur, pensant qu’ils sont trop peu nombreux pour nécessiter un basculement vers un outil numérique. Il y a par la suite les entreprises qui intègrent leur planning dans leur logiciel de gestion. Cela pose néanmoins le problème de la visibilité parmi le flux d’autres informations administratives, marketing ou commerciales.

En adoptant un logiciel de planification dédié, les entreprises bénéficient d’une optimisation effective de la répartition des tâches tout au long de la semaine, du mois et même de l’année. De plus, en permettant une meilleure collaboration entre les membres des équipes impliquées, le logiciel devient un outil de communication efficace.

Multi Planning a pris en compte ces différents défis pour les intégrer dans sa solution. Le logiciel de planification comme Multi Planning permet également un suivi en temps réel des différentes tâches, permettant ainsi de s’adapter plus facilement en cas d’urgence ou d’imprévu. Cela passe notamment par une priorisation des opérations à mener.

Comment créer un planning de travail en 6 étapes ?

Nous vous présentons ici les sept étapes indispensables pour créer un planning en vous aidant du logiciel en ligne Multi Planning :

Étape 1 : Créer un compte sur multi-planning.com

Si vous n’avez pas encore de compte, rendez-vous sur le site multi-planning.com pour vous en créer un. Cette étape s’effectuera en quelques clics avec votre adresse e-mail.

Une fois inscrit et connecté, vous aurez accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme de planification. Grâce à son interface ergonomique, Multi Planning s’utilise en toute simplicité depuis un navigateur web, Android ou iOS.

Étape 2 : Définir les besoins de votre équipe ou de vos ressources

Avant de créer effectivement votre planning, vous devrez définir les différentes ressources disponibles sur le logiciel. Cela se fait facilement grâce aux entrées dédiées. Qui sont les membres de votre équipe, quelles sont les infrastructures mobilisables et quels sont les différents projets en cours.

Une identification claire des différentes ressources facilitera considérablement la répartition des tâches.

Étape 3 : Planifier les tâches et les affectations

En fonction des objectifs fixés et des ressources disponibles, répartissez les tâches entre les membres de votre équipe. Vous pourrez copier ou déplacer les différentes entrées grâce à la fonction glisser-déposer. Chaque entrée pourra être personnalisée et détaillée pour que les membres concernés puissent être informés en temps réel.

Grâce à une meilleure visibilité, Multi Planning vous aide à répartir efficacement les tâches sans surcharger vos équipes.

Étape 4 : Créer vos évènements sur le planning

Après avoir réparti les tâches entre les différents membres de l’équipe, vous pourrez créer différents évènements qui matérialisent les dates d’exécution des tâches. Assignez les horaires et détaillez chaque créneau pour lister avec précision la liste des objectifs spécifiques à atteindre.

Si besoin, vous pourrez ajouter d’autres éléments à votre équipe en ajoutant tout simplement un nouveau contact.

Étape 5 : Paramétrer les rappels et notifications

En fonction de vos besoins, vous pourrez personnaliser les paramètres de rappel pour chaque tâche. Vous pourrez notamment vous aider de ces notifications pour instaurer des points de contrôle réguliers.

Étape 6 : Suivi et ajustements du planning

Tout en offrant une visibilité aux nombreuses tâches qui composent les missions de votre entreprise, les entrées ne sont pas figées. Effectuez le suivi et effectuez des ajustements si nécessaire. C’est notamment le cas pour les pannes dans une entreprise de transport, l’absence d’un employé dans une usine de production…

Aidez-vous des codes couleur de Multi Planning pour mettre en évidence les urgences et les priorités dans la hiérarchisation des tâches. Grâce au logiciel, vous aurez un aperçu clair des évolutions. Cette réactivité réduit les facteurs bloquants qui affectent les performances de votre entreprise.

La réglementation des horaires de travail en France

Le Code du travail est clair et détaillé sur l’horaire de travail en France. Des évolutions existent et dépendent de nombreux paramètres qu’il convient de prendre en compte.

La différence entre horaire collectif et horaire individuel

L’horaire collectif se réfère à celui partagé par la majorité des employés d’une entreprise. C’est généralement celui affiché sur le tableau de communication. L’horaire individuel est celui convenu avec un employé en particulier, en accord avec les dirigeants d’entreprise.

Qui fixe les horaires de travail ?

Ce sont les dirigeants qui fixent l’horaire de l’entreprise conformément aux spécificités du travail, mais aussi des contraintes légales, notamment les durées et les temps de repos fixés par le Code du travail.

Que dit la législation sur les horaires de travail en France ?

Pour un contrat à temps complet, la durée légale du travail est de 35 heures. Un salarié ne peut pas travailler plus de 10 heures d’affilée, sauf exception liée à une activité ponctuellement intense, où la durée peut être portée à 12 heures.

Au-delà de la durée légale, on parle d’heures complémentaires qui bénéficient d’une majoration de salaire. La durée de travail maximum autorisée est de 48 heures par semaine.

Présentation des horaires standard et de leurs exceptions

Les horaires standards correspondent à un travail de 35 heures effectuées dans le créneau compris entre 6 h et 21 h. Entre 21 h et 6 h, on parle de travail de nuit. Et pour tout contrat de moins de 35 heures, on parle de temps partiel.

Pour les charges de travail exceptionnelles, l’inspecteur de travail peut accorder une durée de travail au-delà des limites imposées, jusqu’à 12 h par jour et 60 h par semaine.

Gestion des heures supplémentaires dans le respect de la loi

Les heures supplémentaires doivent répondre à un besoin exceptionnel de l’entreprise et doivent respecter le contingent fixé par une convention collective ou par les branches. Selon la loi, ce contingent ne doit pas excéder 220 heures par an.

En règle générale, jusqu’à huit heures supplémentaires par semaine donne droit à 25 % de majoration. Au-delà, cette majoration est de 50 %.

Avec Multi Planning, il vous sera possible de gérer plus facilement les heures supplémentaires et ainsi réduire au maximum les risques d’omission et de litige.

La réglementation des pauses au travail

Selon le Code du travail, le salarié a droit à une pause d’au moins 20 minutes après 6 heures de travail. Pour un mineur, cette pause est obligatoire après 4 h 30 de travail effectif. Les conventions de branches et collectives peuvent imposer des créneaux plus courts.

Règles sur les congés payés et leur intégration dans le planning

Chaque mois de travail donne droit à 2,5 jours de congé. Le départ en congé est décidé par l’employeur sur la base des demandes de l’employé. L’attribution des jours de congé se fait aussi en tenant compte des paramètres comme la situation familiale, les autres activités ou l’assistance auprès de personnes vulnérables.

En inscrivant ces différents paramètres dans Multi Planning, vous pourrez plus facilement gérer les jours de congé de vos employés.

Spécificités des plannings de travail dans certains secteurs

Par la particularité de leur fonctionnement, certains secteurs sont soumis à des plannings de travail différents. Leurs pics d’activité ne correspondent en effet pas aux horaires standard, que l’on appelle couramment les horaires de bureau. Dans ces cas, l’utilisation d’un logiciel de planning comme Multi Planning est plus que recommandée, car les contraintes sont plus nombreuses. C’est le cas notamment des hôpitaux et des cliniques qui doivent fonctionner 24 h/24. Le secteur de la restauration enregistre également des horaires décalés, avec des pics de fréquentation aux premières heures du matin, à midi et en soirée.

Comment les conventions collectives encadrent le planning de travail ?

Les conventions collectives ou les accords de branche peuvent fixer des horaires spécifiques. Bien qu’ils doivent respecter le Code du travail, ces aménagements sont généralement négociés pour bénéficier à la fois aux employeurs et aux salariés. Une fois instaurés, ces horaires s’imposent à tous.