Vous déjà éprouvé la sensation d’être débordé ? Vous vous retrouvez trop souvent avec une ribambelle de post-it de toutes les couleurs sur votre bureau et le travail qu’il vous reste à faire semble inépuisable ? En planifiant votre journée de travail avec ces 10 règles simples et efficaces, vous gagnerez en efficacité et en productivité.
Préparer ses journées en amont
La préparation est la clé d’une journée de travail performante. En sachant à l’avance les tâches que vous allez entreprendre, votre cerveau sera plus performant car il sera plus ordonné. C’est un peu comme lorsque vous faites la liste des courses. Vous perdrez bien moins de temps dans les rayons et vous aurez l’assurance d’obtenir tous les articles souhaités.
Planifiez vos tâches sur la semaine entière pour avoir de la visibilité. Une projection sur la durée facilite l’organisation des tâches et optimise par la même occasion leur traitement.
Créer un planning des tâches
Au moment de planifier votre semaine, créez un planning clair des projets à accomplir. Une tâche peut être traitée sur plusieurs jours en fonction de sa complexité sans que cela n’induise de stress. Vous pourrez garder un œil sur sa progression en fixant des objectifs à atteindre. Détaillez chaque travail à faire, sans toutefois surcharger le planning d’informations. Certaines données doivent en effet être inscrites dans le tableau de bord des projets et non dans votre agenda. Avec l’aide d’un puissant outil comme Multi-Planning, la planification des tâches sera plus facile que dans un agenda traditionnel ou dans un tableur.
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Mettre en place une routine quotidienne pour atteindre ses objectifs
Dans l’imaginaire populaire, la routine connote l’ennui et un manque d’entrain. Et pourtant, l’automatisme fera du bien à votre esprit. La répétition organisée de certaines tâches récurrentes permet au cerveau de se décharger :
- Minimiser les distractions
- Augmenter la productivité
- Réduire le stress
- Se prémunir contre les risques de Burn Out
Effectuez les tâches récurrentes dans un ordre précis et à des heures définies est ainsi essentiel pour vous ménager et avoir une concentration optimale.
Définir ses priorités
Un planning efficace passe par une priorisation des tâches. En effet, certaines actions sont primordiales, tandis que d’autres sont subsidiaires. Pour cela, il est indispensable d’établir un ordre de priorité. Prioritaire, important, non important… Instaurez une classification claire pour pouvoir les répartir dans la semaine.
Pour encore plus d’efficacité, programmez les tâches à traiter en priorité aux heures les plus productives de vos journées pour atteindre un maximum d’efficacité. Prenez en compte votre capacité de production ou de traitement réelle. Ne vous surestimez pas au risque d’être dépassé. En vous appuyant sur un multi-Planning, vous aurez un aperçu de vos différentes missions en un clin d’œil, avec la possibilité de vérifier chaque détail si nécessaire.
Regrouper les tâches similaires
Pour être plus productif ou tout simplement pour réduire le niveau de stress généré par le travail, regroupez vos tâches. C’est ce qu’on appelle le task batching.
Le task batching est une technique de groupement des tâches similaires et / ou répétitives pour gagner en productivité
En passant d’une activité à une autre tout à fait différente, votre cerveau doit prendre le temps de s’adapter. En réunissant les tâches qui requièrent le même environnement, vous évitez les basculements intempestifs qui vous surchargent à la longue.
Exemple : vous pouvez consacrer des créneaux précis pour répondre aux e-mails, quels que soient les expéditeurs. En répondant aux courriers au fur et à mesure tout au long de la journée, vous perdrez énormément de temps, en plus d’être déconcentré de vos tâches.
Laisser de la flexibilité pour les urgences
Les urgences et les tâches de dernière minute bouleversent régulièrement le planning. Pour les prendre en charge, adoptez un planning souple. Plus clairement, vous pourrez aménager des créneaux horaires libres ou rallonger légèrement le temps dédié à chaque tâche pour bénéficier d’une plus grande flexibilité. Vous pourrez ainsi réaménager votre planning si une urgence survient.
Planifier les imprévus
Cela peut paraître paradoxal, mais vous pourrez planifier les imprévus. Le but ? Éviter les situations de panique et de désorganisation. En premier lieu, vous devrez repérer les tâches les plus susceptibles d’être affectées par des retards (livraison, production, création…). L’utilisation d’un outil de planification comme un logiciel de multi-Planning aide à mieux gérer les événements inattendus et à disposer ainsi d’une plus grande souplesse. Vous pourrez ainsi facilement reprogrammer certaines tâches en quelques clics.
Prévoir des pauses régulières
Comme un conducteur qui doit faire des pauses pour rester vigilant, vous avez tout intérêt à vous accorder des moments de repos pour préserver votre productivité. Prévoyez 20 minutes de pause après six heures de travail, mais si votre activité est particulièrement éprouvante, n’hésitez pas à prévoir des pauses plus souvent.
Connaître ses limites
Connaître ses limites aide considérablement à optimiser la performance en entreprise. Prendre conscience de ses capacités permet en effet de planifier au mieux votre semaine. Cela permet également de créer des conditions de travail respectueux de votre bien-être professionnel. Plus de 300.000 personnes sont aujourd’hui concernées par l’épuisement au travail, bien trop souvent à cause d’une méconnaissance de leurs propres limites.
Créer une semaine type pour optimiser la planification de ses journées
Vous souhaitez disposer sereinement de votre temps au bureau ? L’idéal est de programmer une semaine type en vous basant sur vos missions principales. Cela commence par lister les tâches principales, secondaires et subsidiaires. Il faudra par la suite analyser leur répartition sur toute la semaine et les structurer si besoin. Prévoir une semaine type offre un atout organisationnel majeur. Il vous sera plus facile de préparer votre agenda. Ce sera d’autant plus aisé grâce aux nombreuses fonctionnalités d’un logiciel Multi-Planning (agenda collaboratif, vue d’ensemble, code couleur personnalisable, catégorisation…).