L’optimisation du temps de travail ne consiste pas à caser le maximum de tâches en un minimum de temps. Il s’agit de répartir efficacement les actions prévues dans un calendrier adapté. Zoom sur nos 20 astuces pour optimiser votre temps de travail !
Qu’est-ce que la gestion du temps de travail ?
La gestion du temps de travail est une approche méthodique qui consiste à organiser, planifier et optimiser l’utilisation des heures de travail pour atteindre les objectifs fixés.
Elle prend à la fois en compte la nature des tâches à effectuer, les ressources humaines et matérielles disponibles ainsi que les obligations légales. Le but ? Atteindre une meilleure productivité tout en évitant une surcharge de travail pour les employés.
Pourquoi gérer son temps de travail est essentiel pour la productivité ?
La gestion du temps de travail est l’une des conditions sine qua non pour atteindre une productivité optimale sur le long terme. Sans cette approche organisationnelle rationalisée, le niveau de stress monte rapidement, affectant considérablement l’exécution des tâches.
Les avantages de la gestion du temps
Pour les dirigeants, l’optimisation du planning facilite la mise en place opérationnelle des projets. À terme, elle facilite également la gestion des ressources humaines grâce à une identification claire des éléments mobilisés. Pour les employés, un emploi du temps optimisé engendre moins de stress, car ils savent exactement les actions à mettre en œuvre à un moment défini de la journée, de la semaine, du mois. Une bonne gestion a un impact positif sur la concentration et le bien-être au travail.
20 astuces pour gérer son temps de travail
- Utiliser la méthode Pomodoro
Il est impossible pour le cerveau humain de rester concentré et performant sur une longue période. La méthode Pomodoro consiste à subdiviser le temps de travail en des sections de 25 minutes, appelée pomodoro (pomodori au pluriel). Chaque créneau est espacé d’une pause de cinq minutes pour vous aider à vous ressourcer. Après quatre pomodori, la pause est rallongée à une vingtaine de minutes. À ses débuts dans les années 80, cette technique nécessitait un minuteur et un crayon. À l’heure du cloud, Multi Planning vous garantit une gestion en temps réel des pomodori, avec en prime une visibilité à plus long terme.
- Prioriser vos tâches
Il est indispensable de découper chaque projet en plusieurs tâches concrètes. Il faudra par la suite attribuer des priorités à chaque tâche. Celles qui sont indispensables pour avancer sont classées prioritaires, tandis que les actions non bloquantes seront traitées en second plan. Cette priorisation facilite l’ordonnancement des tâches. En appliquant les codes couleur de Multi Planning, vous vous repérerez facilement.
- Planifier votre journée la veille
Idéalement, un planning se prépare sur une semaine entière pour une meilleure visibilité des projets en cours et à venir. Pour anticiper les besoins au jour le jour, il est conseillé de préparer chaque journée la veille. Prévoyez ce créneau dans votre planning pour ne pas déborder sur d’autres tâches ou sur votre temps libre.
Planifiez et visualisez facilement votre agenda de la semaine avec Multi-Planning
- Éviter le multitâche
Vouloir tout faire en même temps est l’erreur que font de nombreux employés. Ils espèrent ainsi accomplir les tâches plus vite et être plus performants. Néanmoins, cette approche est totalement contre-productive, car il est impossible pour le cerveau de se concentrer efficacement. Optez pour Multi Planning pour cloisonner correctement chaque tâche et ainsi l’exécuter correctement.
- Utiliser des outils de gestion de tâches
L’agenda papier et les tableurs permettent d’organiser votre planning de travail, mais la mission devient rapidement ardue avec plusieurs projets à gérer. Bénéficiez des atouts du numérique et de l’interactivité grâce aux outils de gestion de tâches. Profitez d’une vision d’ensemble de votre calendrier de la semaine ou du mois tout en accédant facilement aux détails de chaque entrée.
- Fixer des objectifs clairs
Définir des objectifs clairs pour chaque projet vous aide à aménager plus facilement votre temps de travail. Ces objectifs à atteindre constituent en effet des balises essentielles pour définir les tâches à accomplir.
- Déléguer dès que possible
La réussite d’une entreprise repose sur l’harmonisation des efforts. De plus, une seule personne ne peut pas assumer l’ensemble des tâches sans perdre en performance, à cause notamment de la surcharge de travail. Dès que possible, déléguez les missions qui peuvent l’être et concentrez-vous sur votre cœur de métier.
- Apprendre à dire non
Pour mener à bien votre travail, il faut parfois savoir dire non. Les sollicitations ne manquent jamais au sein d’une équipe, mais il est nécessaire de refuser certaines d’entre elles pour rester concentré sur les objectifs fixés.
- Limiter les distractions
Comparé aux précédentes décennies, le monde professionnel actuel est assailli de distractions. Au-delà des discussions entre collègues, il y a surtout les notifications de nos smartphones et d’autres applications que nous utilisons au quotidien. En les configurant correctement, vous limiterez considérablement les sources de distractions qui peuvent vous détourner de votre mission.
- Regrouper les tâches similaires
Certaines tâches mobilisent des moyens similaires ou requièrent des méthodologies analogues. Pour gagner en productivité, il est plus avantageux de regrouper celles qui sont similaires. Cela minimise le temps d’adaptation du cerveau et vous fait ainsi gagner en efficacité.
- Planifier des pauses régulières
Il est plus avantageux de prendre des pauses régulières et de maintenir un bon niveau de concentration que d’aligner les heures et de perdre en efficacité. Comme les muscles, le cerveau a besoin de repos régulier. Plus les tâches sont exigeantes, plus les pauses sont indispensables.
- Utiliser la règle des 2 minutes
La règle des deux minutes évite la procrastination sur les petites tâches. Elle stipule que si une action vous prend moins de deux minutes, il est préférable de l’exécuter sans attendre. Il n’est par exemple pas utile d’attendre pour classer un document sur son étagère, ramasser un bout de papier par terre, transmettre un message à un collègue… Ces petits riens accomplis immédiatement n’affectent pas le planning, mais mis bout à bout, sont plus ardus à prendre en charge.
- Créer un environnement de travail propice
La qualité de l’aménagement du milieu de travail contribue à la performance des salariés. Investissez donc dans un environnement professionnel optimisé. Cela concerne autant le choix du mobilier, la luminosité, le design intérieur…
- Éviter les réunions inutiles
La multiplication des réunions inutiles a donné lieu à une appellation informelle, mais particulièrement éloquente, le syndrome de la réunionite. Optimisez votre temps de travail en réduisant les réunions à l’essentiel. Mettez à profit les fonctionnalités des outils de gestion de temps comme Multi Planning pour partager les informations sur les projets en cours et à venir en temps réel.
- Suivre vos progrès
Améliorez la visibilité sur la progression de vos projets grâce à des indicateurs. Sur votre planning, adoptez des codes couleur spécifiques pour les tâches accomplies et ainsi suivre vos progrès. Multi Planning vous aidera grâce à ses options de personnalisation.
- Utiliser l’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle offre une véritable opportunité d’améliorer votre productivité. Rédigez des e-mails plus rapidement, triez des données plus efficacement, vérifiez l’état des stocks en un clin d’œil, créez du contenu… Mais n’oubliez pas que vous gardez le contrôle et que des vérifications s’imposent.
- Réduire le temps consacré aux e-mails
En réduisant le temps consacré aux e-mails, vous gagnerez considérablement en productivité. Avec Multi Planning, l’agenda collaboratif réduit considérablement le nombre de courriers à rédiger, notamment ceux destinés à informer les membres de votre équipe.
- Ne pas procrastiner
Des objectifs mal définis, une pression ingérable, la peur de mal faire ou tout simplement un manque de motivation peuvent pousser à la procrastination. En vous aidant d’une application de gestion de planning, vous aurez plus de facilité à vous focaliser, avancer étape par étape et ainsi gagner en productivité.
- Adopter la méthode « Time Blocking »
La méthode du blocage de temps, ou time blocking, consiste à consacrer un créneau à une tâche spécifique. Cela permettra de mieux vous concentrer et d’éviter les distractions. Cela réduit également le stress.
- Réviser vos priorités régulièrement
Tout en adoptant une organisation claire, il faut savoir rester flexible. Les retards comme les imprévus peuvent en effet survenir. Il faut alors prendre le temps de réévaluer et de réviser les priorités si besoin.
3 erreurs à éviter pour l’optimisation du temps de travail
Voici trois erreurs à éviter pour l’optimisation de votre temps de travail :
- Erreur 1 : Le multitâche excessif
Vouloir tout faire en même temps est le chemin le plus court vers le stress et les erreurs. L’illusion de gagner du temps porte en réalité atteinte à la productivité et vous fatiguera bien plus rapidement ! - Erreur 2 : Ne pas déléguer
L’équipe est une force et il faut en profiter pour déléguer les tâches. Il est préférable de prendre le temps d’expliquer une mission et de gagner en ressources que de vouloir tout faire tout seul et ne pas atteindre les objectifs. - Erreur 3 : Ne pas avoir un planning flexible
Avoir une organisation claire est un avantage organisationnel, mais s’y tenir d’une manière stricte et inamovible peut être contre-productif. Il faut de la flexibilité pour s’adapter aux situations qui se présentent (maladie d’un collaborateur, bug d’un logiciel…).