Savoir quoi faire au moment où il faut le faire est la garantie d’une journée de travail plus productive, tout en étant moins stressante. Pour cela, il est indispensable de faire un planning lisible et fonctionnel.
Qu’est-ce qu’un planning de travail ?
Un planning de travail est un document imprimé ou numérique qui vous permet d’attribuer à chaque tâche prévue un créneau précis. Cet emploi du temps vous servira de guide tout au long de sa validité qui peut aller d’une demi-journée à plusieurs mois. Pour de nombreux experts, un planning de travail efficace intègre une semaine d’activités. Multi-Planning.com vous permet de profiter d’un planning à la fois évolutif et collaboratif.
Pourquoi créer un planning à la semaine ?
Par rapport à un emploi du temps journalier, créer un planning de travail à la semaine offre une meilleure visibilité des missions sur la durée. Une organisation hebdomadaire facilite le partage d’une mission en plusieurs tâches et la définition des priorités. La latitude offerte par les journées qui se suivent offre par ailleurs plus de souplesse, notamment en cas d’imprévu.
Il est plus facile de décaler un créneau de quelques jours dans la semaine que de quelques heures sur la journée. Pour un planning collaboratif, la vision d’ensemble offerte par une programmation à la semaine minimise le risque de conflits d’horaire.
Comment faire un planning efficace en 5 étapes ?
Faire un planning de travail efficace nécessite une méthodologie, notamment si l’emploi du temps concerne plusieurs membres de votre équipe. Voici comment y procéder en cinq étapes :
- Définir des objectifs
Il est impossible d’établir un planning de travail clair sans avoir en tête les objectifs à atteindre. Avant de programmer les différentes tâches sur l’agenda, il faut en effet savoir ce qu’il faut faire. Cela permet à la fois de définir le temps alloué à chaque projet et les ressources à mobiliser.
- Lister les tâches
En partant de vos objectifs, dressez une liste complète des tâches à accomplir. Celles-ci peuvent être récurrentes ou ponctuelles, avec des durées variables selon leur nature. Pour les missions complexes, il est avantageux de les répartir en plusieurs sous-tâches pour faciliter leur gestion et ainsi atteindre les objectifs dans le délai imparti. Utiliser un outil comme Multi-Planning permet d’avoir une vue d’ensemble du travail à faire tout en ayant à portée de main chaque détail.
- Prioriser les tâches
Certaines tâches primordiales à l’avancement du projet doivent être traitées en priorité, parfois en urgence pour respecter les délais annoncés. La mise en place du planning hebdomadaire sera beaucoup plus facile avec une classification claire de la priorité à accorder à chaque action.
- Allouer du temps à chaque tâche
Un bon planning repose sur une répartition cohérente des tâches, chacune étant associée à un délai raisonnable, ni trop court, ni trop long. Il est aussi important de tenir compte des pauses des différents membres de l’équipe, ainsi que du temps nécessaire pour la passation ou la prise de poste. Prévoyez également des plages libres pour faire face aux urgences ou aux imprévus.
- Réévaluer et ajuster
Un planning n’est pas figé et s’ajuste en fonction de l’avancée des projets. Certaines tâches peuvent prendre du retard et d’autres avanceront plus rapidement. C’est là tout l’avantage d’un planning interactif. Sur papier, toute modification nécessite de nouveaux tirages. Sur un tableur, l’ajustement se fait ligne par ligne et n’est pas forcément visible. Sur un outil dédié comme Multi-Planning, chaque évolution du planning peut être signalée par un code couleur spécifique.
7 astuces pour gérer sa semaine de travail
Voici sept précieuses astuces qui vous aideront à mieux gérer votre planning de la semaine :
- Analysez votre planning de la semaine avec Multi-Planning.com
Aidez-vous des différentes fonctionnalités de Multi-Planning.com pour avoir une analyse fine de votre planning de la semaine. Profitez des codes couleur personnalisables pour ajuster plus facilement la programmation. Mettez en place des catégories pour regrouper les tâches similaires ou qui demandent les mêmes compétences. Identifiez les priorités. Grâce à la fonctionnalité multi-utilisateurs, vous pourrez directement intégrer les collaborateurs assignés à chaque mission.
Organisez les missions et l’agenda de vos collaborateurs avec le planning partagé de Multi Planning
Découvrez nos solutions- Planifiez chaque journée la veille (H3)
Si le planning se prépare sur la semaine, c’est pour vous aider à préparer chaque journée. N’hésitez pas à vous y prendre la veille en dédiant un petit créneau de votre planning à la préparation. Vous commencerez ainsi la journée en étant pleinement opérationnel.
- Priorisez vos tâches (H3)
Prenez le temps de subdiviser votre mission en plusieurs tâches. Les actions indispensables à l’avancée des projets seront classées comme prioritaires et celles indispensables, mais non bloquantes, seront classées non prioritaires. Il arrive également que certaines tâches urgentes surviennent. Utilisez des méthodes comme la matrice d’Eisenhower, la loi de Pareto ou encore l’analyse ABC pour faciliter cette étape.
- Divisez votre journée en blocs de temps (time blocking) (H3)
La subdivision d’une journée en plusieurs blocs de temps permet d’optimiser la productivité. Cela permet à la fois d’accompli correctement toutes les tâches et de vérifier si le temps alloué est suffisant. Pour que le time blocking soit efficace, il ne faut pas déborder sur le créneau et passer à une autre tâche lorsque le temps est écoulé.
- Évitez le multitasking : faire plusieurs tâches à la fois
Jongler entre les e-mails, les tâches comptables et les résultats de vente… Beaucoup pensent que faire plusieurs choses en même temps permet de gagner du temps. Pourtant, le multitâche est contre-productif. En laissant à votre cerveau le temps de se concentrer pleinement sur une tâche à la fois, vous serez plus efficace et moins stressé.
- Inclure des pauses régulières
Pousser une tâche jusqu’à l’épuisement nuit à la concentration et peut ralentir l’avancée des projets. D’où l’importance de prévoir des pauses régulières. Intégrez-les clairement dans votre planning afin d’évaluer plus justement le temps nécessaire à chaque action.
- Réévaluez votre planning chaque fin de semaine
Au moment où vous préparerez le planning de la semaine à venir, prenez également le temps d’évaluer celui de la semaine qui vient de s’écouler. C’est une manière de repérer les problèmes et d’effectuer les ajustements nécessaires.
Créez votre planning de la semaine avec Multi-Planning.com
Simplifiez la création de votre planning hebdomadaire grâce aux nombreuses fonctionnalités et à l’ergonomie de Multi-Planning.com. Accessible depuis tous vos appareils (web, iOS, Android), Multi Planning facilite la gestion collaborative des emplois du temps :
- Créez en quelques clics les différentes tâches en leur attribuant des codes couleurs spécifiques
- Intégrez directement les personnes en charge d’une tâche à votre planning collaboratif
- Activez les rappels et les notifications en fonction de vos besoins
- Ne ratez pas les échéances ainsi que les tâches urgentes.
La FAQ pour un planning efficace
u003cstrongu003eComment créer un planning efficace avec Multi-Planning.com ?u003c/strongu003e
Voici les 5 étapes pour créer efficacement votre planning de la semaine :u003cbru003e1. Identifier les objectifs pour u003cstrongu003econnaître précisément les tâches à accompliru003c/strongu003eu003cbru003e2. Lister les tâches qui vous aideront à atteindre les objectifs fixés ;u003cbru003e3. Attribuer un ordre de priorité à chaque action pour faciliter l’attribution des créneauxu003cbru003e4. Allouer des créneaux horaires précis pour u003cstrongu003eéviter le multitaskingu003c/strongu003eu003cbru003e5. Ajouter facilement des rappels et des alertes grâce à Multi-Planning
u003cstrongu003eComment ajuster mon planning en fonction des imprévus ?u003c/strongu003e
À la différence d’un planning hebdomadaire imprimé ou un tableur, Multi-Planning permet d’u003cstrongu003eeffectuer des modifications en temps réel u003c/strongu003eet d’afficher directement ces ajustements auprès des ressources concernées. Cela permet de réagir rapidement en cas d’imprévus.
u003cstrongu003eComment collaborer avec mon équipe sur un planning commun ?u003c/strongu003e
Pour collaborer avec les membres de votre équipe sur Multi-Planning, il vous suffit de les associer à une ou plusieurs tâches. Chacun pourra obtenir des instructions via des champs de commentaires et de discussions disponibles sur chaque tâche. Les échanges et les mises à jour s’effectuent en temps réel.