Dans un contexte médical tendu, marqué par l’importante charge de travail des professionnels de la santé, la planification conditionne à la fois la qualité des prestations proposées et l’équilibre de la charge de travail. Découvrez comment établir un planning médical efficace.
De l’agenda traditionnel au planning collaboratif : comment le planning médical a évolué ?
Pendant des décennies, le secrétariat médical a toujours fonctionné avec le fameux agenda rempli à la main, avec tous les problèmes que cela a pu entraîner, entre l’accumulation des retards et la difficulté de gérer les urgences. Avec la numérisation et l’apparition des tableurs, l’organisation médicale a gagné en efficacité, mais les professionnels ont toujours fait face à un manque de réactivité.
L’avènement du cloud a révolutionné le secrétariat médical grâce à la mise en place du planning collaboratif. La communication des rendez-vous se fait en effet en temps réel entre le médecin et son personnel, de même que les modifications du planning consultations.
Les avantages d’un planning collaboratif pour les professionnels de la santé
L’efficacité de l’organisation médicale repose en grande partie sur le choix du bon outil. Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour établir efficacement le planning, qu’il soit quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
Gérer efficacement le temps de travail
Selon les chiffres communiqués par la DREES (Direction de la Recherche, des Études, de l’Évaluation et des Statistiques), les médecins libéraux consacrent 10 % de leur temps de travail à l’administration et à l’organisation. En adoptant un outil de planning médical en ligne, il est facile d’optimiser cette charge. À terme, le temps de travail consacré à ces tâches est allégé. Cela permet aussi de consacrer plus de temps aux formations.
Réduire le stress
Améliorer le planning a pour effet de réduire le stress du personnel administratif, mais aussi des professionnels de la santé. Il en est de même pour un médecin libéral qui travaille sans l’assistance d’un secrétariat médical. Grâce à son système de codes couleur, Multi-Planning contribue à améliorer la visibilité des priorités et la gestion des urgences. De même, sa modularité facilite la réattribution des créneaux.
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Améliorer la communication avec les patients
Avec le bon outil, il est possible de mettre en place des notifications et des alertes pour signaler la nécessité de communiquer avec les patients : confirmation d’un rendez-vous, rappel automatisé, gestion des tournées à domicile… Ces fonctionnalités sont disponibles sur le logiciel collaboratif Multi-Planning et vous permettront de minimiser le risque de créneaux vides.
Synchroniser les données entre les différents membres de l’équipe médicale
Pour les cabinets et les cliniques qui réunissent plusieurs spécialités, le bon outil permet de synchroniser les emplois du temps. L’agenda partagé santé permet notamment de réduire le parcours des patients en regroupant les différentes consultations et interventions à une même date. Cela facilite également la communication des congés et des absences aux équipes.
Éviter la double réservation
Avec les créneaux vides, les doubles réservations constituent l’un des plus grands problèmes organisationnels d’une équipe médicale. Savoir comment mettre en place une gestion rendez-vous médecin est primordial. Il est indispensable que les informations à la disposition du médecin et du secrétariat médical soient cohérentes. En prenant en charge la fonction multi-utilisateurs, Multi-Planning optimise l’échange des informations au sein du cabinet médical.
Comment utiliser un planning collaboratif pour établir un planning médical ?
Même avec un logiciel planning cabinet comme Multi-Planning, il faut de la méthodologie pour profiter pleinement d’un agenda partagé santé. Voici les étapes indispensables pour établir un planning médical fonctionnel et efficace dans le quotidien des professionnels de santé.
Recenser toutes les ressources disponibles
Quelle que soit la taille de la structure médicale, il faut toujours recenser l’ensemble du personnel, tant médical qu’administratif, car le travail se fait en symbiose. Pour un médecin libéral qui travaille ponctuellement avec des télésecrétaires, l’agenda médical doit prendre en compte à la fois le temps de travail des prestataires et leur disponibilité. Multi-Planning offre une gestion fine des droits d’accès pour faciliter la communication tout en préservant l’intégrité des données sensibles.
Centraliser tous les rendez-vous sur une seule interface
Quel que soit le canal utilisé, un outil de planning médical comme Multi-Planning permet de centraliser tous les rendez-vous des patients sur une seule interface, quel que soit le canal de communication utilisé (téléphone, e-mail, messagerie instantanée, chatbot…). Une fois renseigné, un créneau sera visible par tous. Il sera donc impossible de faire une double réservation, sauf action spécifique. L’administrateur a la possibilité de verrouiller le calendrier pour éviter les modifications ou suppressions non autorisées.
Catégoriser les rendez-vous
En catégorisant les rendez-vous, vous aurez une meilleure visibilité sur leur priorité. Certaines consultations ou interventions ne peuvent en effet pas être reportées, tandis que d’autres sont ajustables. Ce processus facilite la gestion des urgences. En vous aidant des codes couleur de Multi-Planning, ce classement se fait en seulement quelques clics.
Mettre à jour régulièrement le planning
Un planning médical évolue considérablement en fonction de la situation des patients et des urgences à prendre en charge. Il est donc indispensable de maintenir l’agenda médical en ligne à jour. Cette mise à jour peut nécessiter des appels téléphoniques pour confirmer les rendez-vous des semaines à venir. Cette démarche, basée sur l’anticipation, réduit considérablement la charge mentale du personnel et du médecin.
Pionnier du planning en ligne, Multi-Planning vous propose plusieurs fonctionnalités à un tarif tout à fait accessible.