Pour de nombreuses entreprises, le respect des délais de chaque intervention conditionne à la fois la performance et la satisfaction client. Qu’il s’agisse de répondre à des problèmes techniques ou d’assurer l’initialisation d’un service, la planification doit être optimisée pour garantir une gestion efficace des ressources disponibles tout en réduisant les délais. Découvrez comment créer un planning d’intervention opérationnel.
Comprendre les enjeux du planning d’intervention
Les interventions sont indispensables pour garantir l’accès à un service, la maintenance d’un produit ou encore sa réparation. Elles peuvent être programmées à l’avance ou demandées en urgence.
Pourquoi est-ce vital pour les services terrain ?
Que ce soit pour répondre à la demande d’un client, pour une intervention SAV ou pour prendre en charge un problème technique sur un matériel, l’intervention est primordiale pour la satisfaction client. L’enjeu principal est donc de réduire au maximum le délai d’attente grâce à la mise en place d’une planification claire. L’autre défi majeur est de permettre à l’entreprise de s’adapter aux urgences. Avec un planning d’intervention bien organisé, les techniciens peuvent assurer leurs missions plus sereinement.
Les risques sans un outil adapté
En l’absence d’un planning maintenance ou d’un outil intervention fonctionnel, une équipe peut facilement se retrouver à effectuer une double intervention sur un même lieu. Par conséquent, un autre client subira un retard, provoquant une frustration qui peut avoir de graves conséquences. Cette désorganisation peut également entraîner une perte de traçabilité des actions menées, renforçant le risque d’une double intervention. Cette mauvaise allocation des ressources humaines et matérielles se traduit inévitablement par des pertes financières pour l’entreprise.
Comment choisir et mettre en place un bon planning d’intervention ?
Face au besoin crucial de visibilité et de réactivité pour programmer les installations, les réparations et les maintenances, une entreprise a tout intérêt à adopter un planning d’intervention doté de fonctionnalités avancées.
Les fonctionnalités clés à rechercher
Pour garantir une gestion d’intervention efficace au quotidien, privilégiez un outil offrant une visibilité globale sur les actions passées et à venir. Celui-ci doit permettre une gestion en temps réel pour prendre en compte la réalité du terrain et s’adapter facilement aux différents niveaux d’urgence.
Le logiciel de planification terrain doit aussi permettre une automatisation des attributions selon plusieurs critères : zone d’intervention, niveau d’urgence, compétences des techniciens. Cela facilite considérablement la gestion des ressources disponibles.
Accessibilité et mobilité
L’efficacité du planning équipes mobiles repose sur la disponibilité des informations en temps réel sur les terminaux mobiles (tablette, smartphone iOS ou Android). Les techniciens peuvent ainsi recevoir les détails de chaque mission, avec la date et l’heure, le type d’intervention et les documents nécessaires. Un logiciel collaboratif comme Multi-Planning peut synchroniser des images ou des fichiers PDF sur chaque créneau, lisibles sur les différentes plateformes. Il est essentiel d’assurer la synchronisation des informations entre le terrain et les équipes de management pour garantir une attribution cohérente des missions.
Budget, ROI et accompagnement
Le logiciel de planning d’intervention doit offrir suffisamment de fonctions pour optimiser la planification sans affecter la trésorerie. Il doit aussi être évolutif pour s’adapter au nombre de techniciens.
Le retour sur investissement (ROI) se calcule sur le gain de temps et d’efficacité. En réduisant les retards, vous augmentez la satisfaction client et diminuez le stress de vos équipes. En évitant les interventions manquées ou en doublon, vous réduisez les dépenses inutiles. Privilégiez les solutions comme Multi-Planning, qui proposent un accompagnement sur la durée pour vous assister en cas de besoin.
Créez un planning d’intervention opérationnel avec les solutions de gestion d’agenda de Multiplanning
Panorama des solutions et méthodes existantes
Local ou en ligne, le planning d’intervention se présente aujourd’hui sous diverses formes. La transition numérique vers les solutions dématérialisées est néanmoins de plus en plus marquée.
Les outils les plus utilisés
De nombreuses entreprises continuent d’utiliser des tableurs comme Excel pour gérer leur planning. Cependant, elles sont de plus en plus nombreuses à opérer leur transition numérique en adoptant un planning collaboratif en ligne. Certaines structures ont développé leur propre solution interne, mais cela représente un coût considérable. Avec l’avènement du cloud, des ERP ont intégré la gestion du planning, mais si la mobilité est au rendez-vous, l’ergonomie fait parfois défaut.
Comparaison des approches
Les logiciels dédiés à la planification mobile et collaborative comme Multi-Planning ont changé la donne. Outre la mise à jour des données en temps réel, leur ergonomie optimisée représente un gain de temps précieux. En comparaison, les logiciels locaux et déconnectés engendrent des délais importants pour communiquer chaque mise à jour, et chaque point de communication est une source d’erreur potentielle.
Le cas Multi-Planning dans le suivi des interventions
Quelle que soit la taille de votre équipe, Multi-Planning offre une ergonomie qui changera votre quotidien.
Ce que notre solution apporte concrètement
Multi-Planning propose une interface optimisée, pensée pour concevoir simplement un planning lisible. Les codes couleur, la fonction glisser-déposer, la synchronisation mobile ou encore la gestion des droits d’accès sont des fonctionnalités qui vous aideront à révolutionner votre organisation. Chaque paramètre est ajustable par technicien et vous pouvez lister les équipements disponibles pour faciliter leur répartition. Évitez les pertes d’information en activant les notifications par e-mail ou SMS.
Études de cas clients
Les succès liés à l’adoption de Multi-Planning sont nombreux. Une société de maintenance a ainsi économisé deux heures par jour sur l’organisation de son planning, représentant une économie considérable sur le long terme. Pour le service après-vente d’une autre entreprise, le taux de résolution en première intervention a augmenté de 15 % grâce au planning collaboratif, se traduisant par une meilleure satisfaction client.
Conseils et bonnes pratiques
Adopter un planning collaboratif ne sera pleinement avantageux qu’en respectant quelques bonnes pratiques.
Bien déployer l’outil
Le déploiement est une phase critique. Outre l’intégration technique, cette étape nécessite une formation des techniciens pour garantir une prise en main optimale. Il faut également veiller à définir les règles d’affectation dès le début pour une meilleure gestion sur le long terme.
Éviter les erreurs classiques
Un planning efficace doit être évolutif. Parmi les éléments à prendre en compte figure la compétence de chaque intervenant. Une répartition agile des savoir-faire augmente la qualité des interventions et réduit leur durée. Prévoyez également une marge pour les imprévus, afin de permettre aux équipes de se reposer suffisamment pour rester performantes.