Un projet d’entreprise doit être converti en un plan d’action opérationnel avant d’être confié aux salariés en charge de son bon déroulement. Pour cela, vous avez tout intérêt à opter pour un planning d’exécution clair et accessible. Ce guide vous aidera à mettre en place cet outil indispensable au bon déroulement des tâches.
Définir des objectifs clairs et les convertir en tâches spécifiques
Avant de créer un planning d’exécution, commencez par fixer des objectifs clairs et mesurables. Sans cette étape, il sera difficile de découper le projet en tâches concrètes. Une fois ces actions identifiées, elles pourront être réparties entre vos collaborateurs dans le calendrier d’exécution. Grâce à son interface intuitive, Multi‑Planning simplifie grandement cette répartition.
Planning d’exécution : la nécessité de prioriser les tâches
La planification des tâches s’effectue en fonction de leur importance. Certaines actions sont ainsi primordiales pour l’avancée des prochaines étapes, tandis que d’autres peuvent être traitées au second plan sans aucune incidence sur l’évolution du projet. La planification des tâches doit permettre de hiérarchiser les actions à mener afin d’optimiser la productivité. L’outil de planning en ligne Multi-Planning facilite cette organisation grâce à ses nombreuses fonctionnalités, comme les codes couleur.
Multiplanning vous aide à créer un planning d’exécution clair et accessible pour un bon déroulement de vos tâches
Impliquer les collaborateurs dans la préparation du planning d’exécution
Le respect du plan d’action dépend en grande partie de l’engagement des salariés. Pour obtenir leur pleine participation, impliquez-les lors de la mise en place du calendrier. Demandez leur avis sur la faisabilité afin d’obtenir des indicateurs fiables et qui prennent en compte leurs limites. Imposer des tâches qui dépassent la capacité des collaborateurs est en contre-productif !
Définir les ressources disponibles avant de répartir les tâches
La liste de vos salariés ne correspond pas toujours aux ressources réellement disponibles Il est indispensable de faire un inventaire des ressources en tenant compte des congés et des absences, mais aussi des autres projets sur lesquels les collaborateurs sont engagés.
Si nécessaire, pensez à réaliser un pré-test ou un prototype pour obtenir un chiffrage et des délais précis. Cela vous permettra également de savoir s’il est nécessaire de faire appel à des intervenants externes.
Mettre en place des étapes-clés
Quel que soit le type de projet, il est vivement conseillé de définir des étapes clés qui permettent de déterminer avec précision l’état d’avancement des différentes tâches. Activez des notifications par e-mail ou des alertes SMS à ces moments-clés. Avec Multi-Planning, ces rappels se font de manière automatique et bénéficieront autant aux managers qu’aux collaborateurs afin qu’ils puissent bien gérer leurs projets.
Mettre à jour régulièrement le planning et faire preuve de souplesse
Prenez le temps de mettre à jour votre planning régulièrement afin d’avoir une bonne visibilité sur l’avancée de vos projets. Sur Multi-Planning, il vous suffit d’adopter des codes-couleurs pour identifier les tâches accomplies, celles en retard et celles qui sont en avance sur le calendrier. Vous pourrez alors réagir à temps en cas de blocage.
En cas d’imprévu, réorganisez les tâches en tenant compte des priorités et des urgences. Un planning d’exécution figé risque de générer un stress supplémentaire. La capacité d’adaptation est la marque d’un management de qualité. Bien plus évolutif qu’un simple diagramme de Gantt, l’interface de Multi-Planning vous permet de redistribuer facilement les tâches en fonction de vos besoins.
Communiquer efficacement tout au long du projet
Il est indispensable de bien communiquer pour garantir une gestion de projet conforme aux objectifs attendus. Néanmoins, il faut éviter l’envoi massif d’e-mails, que peut engendrer l’évolution rapide des différentes tâches. Pour optimiser les flux d’information, profitez des avantages d’un planning en ligne comme Multi-Planning. Vous pourrez ainsi ajouter facilement des notes et mettre à disposition des documents sur une interface unique.
En plus de communiquer avec les collaborateurs, vous devrez également faire régulièrement le point avec les clients ou partenaires, que ce soit dans le cadre d’un chantier de construction, d’une étude, pour le développement d’un logiciel ou encore la conception d’un produit. Ces derniers ont besoin d’être rassurés.
L’importance d’adopter un outil de planning efficace
Un planning d’exécution évolue considérablement tout au long de la vie d’un projet. En entreprise, plusieurs projets peuvent être conduits parallèlement. Pour faciliter la gestion des différentes tâches, il est indispensable de disposer d’un outil à la fois efficace, ergonomique et réactif. Excel et les autres tableurs continuent d’assurer un rôle-clé dans la gestion de l’emploi du temps, mais le manque de souplesse et de réactivité qu’ils engendrent vous fera perdre en performance. Privilégiez un planning en ligne avec une interface intuitive et optimisée pour la gestion multi-utilisateurs afin de répartir les actions à faire plus efficacement.
Logiciel de planning collaboratif créé en 2005, Multi-Planning offre à la fois une souplesse d’utilisation et des outils de communication intégrés. Le tarif est accessible et modulable. L’offre de base est fixée à 19 € par mois pour 3 utilisateurs, avec une période d’essai gratuite sans carte bancaire ni engagement.