Comment créer un planning de transport efficace ?

Qu’elle œuvre dans le transport des personnes ou des marchandises, une entreprise de transport doit organiser efficacement le planning de sa flotte et de ses chauffeurs. La rentabilité dépendra en effet du calendrier opérationnel, mais aussi la sécurité des chauffeurs, des passagers et de la cargaison acheminée. Il est donc important de savoir créer un planning de transport efficace.

Qu’est-ce que le planning de transport ?

Par définition, le planning de transport est l’agenda documenté qui détermine le calendrier de roulage des véhicules au sein d’une entreprise spécialisée. Dans le secteur particulier de la logistique qui dépend de la ponctualité pour séduire les clients, la mise à disposition de créneaux clairs aux chauffeurs garantit le bon déroulement de chaque trajet. Pour les managers, il sert à contrôler efficacement le bon déroulement des tournées.

Le véritable enjeu est d’aboutir à une parfaite synchronisation entre les ressources disponibles : conducteurs, véhicules, aires de chargement/déchargement disponibles, etc.

Il faut faire la différence entre plan de transport, qui est le document de la stratégie globale qui gère l’entreprise, et le planning de transport qui est la concrétisation opérationnelle de cette vision au quotidien.

Planning de transport : à qui est-il destiné ? Quels avantages ?

À quels besoins répond le planning de transport ?

Une organisation améliorée constitue le principal avantage offert par la mise en place d’un planning de transport. Il garantit en effet la synchronisation entre les différents pôles impliqués dans l’acheminement à destination des passagers ou des cargaisons. L’autre avantage majeur est la réduction du stress pour les membres des équipes opérationnelles. Cela permettra à tout le monde d’être moins stressé et ainsi de travailler plus sereinement. Cela se traduit par plus de sécurité.

Quelles sont les caractéristiques d’un planning de transport ?

Le planning de transport s’adresse en premier lieu aux chauffeurs. Ils y trouveront l’heure de chargement, de départ et d’arrivée estimée. Aujourd’hui, le planning de transport prévoit également les haltes afin de préserver la santé des conducteurs tout en respectant la loi sur le temps de conduite (articles R3313 du Code des transports).

Le planning est également un pilier pour l’équipe en charge de la préparation de chaque trajet : mécaniciens, manutentionnaires, etc. L’administration a tout aussi besoin du planning de transport pour préparer les différents documents qui doivent accompagner chaque expédition.

Planning de transport papier, Excel ou logiciel de planning : que choisir ?

Le planning de transport peut se présenter sous différents formats :

• Format papier:c’est le support traditionnel. Il a l’avantage d’être accessible à tous, même sans compétence informatique. Cependant, chaque changement nécessite un nouveau tirage. De plus, son accessibilité est limitée pour les autres membres de l’équipe, rendant difficile la synchronisation des tâches ;
• Format Excel: avec un tableur comme Excel, le planning de transport devient plus facile à transmettre, par e-mail notamment, et peut être modifié sans grande difficulté. Néanmoins, le problème de synchronisation demeure, car un changement effectué par un cadre n’est pas directement répercuté sur les agents opérationnels (chauffeurs, manutentionnaires, mécaniciens…) ;
• Logiciel de planning : un outil collaboratif comme Multi-Planning prend en compte tous les défis organisationnels, allant de la mise à jour en temps réel des informations à la bonne visibilité du calendrier. Bien plus facile à lire qu’un planning sur Excel ou sur papier, le logiciel de planning offre un avantage à court et à long terme sur l’efficacité de l’entreprise de transport. Le seul réel inconvénient réside dans la nécessité de formation pour les salariés qui ne maîtrisent pas encore sa manipulation. Il faut également consentir à un abonnement pour les meilleurs outils comme Multi-Planning. Le retour sur investissement est élevé compte tenu des avantages.

Le logiciel Multi Planning vous aide à créer votre planning de transport

Que vous gériez une flotte de camions, de cars, de taxis ou de bus, le logiciel de planning développé par Multi Planning conviendra parfaitement à votre secteur du transport et à ses exigences particulières. L’attribution des créneaux se fait en quelques clics.

Le principal avantage de l’outil est sa fonction collaborative. Le manager pourra ainsi centraliser et synchroniser l’emploi du temps des chauffeurs, renseigner les congés et mettre en évidence le véhicule assigné. Pour les chauffeurs, la mise à jour se fait automatiquement sur leur smartphone ou tablette, avec tous les détails nécessaires pour prendre en main correctement chaque mission : documents, itinéraire, haltes, certificats de contrôle éventuels, etc.

À leur arrivée à destination, les conducteurs pourront modifier le statut de leur planning pour signaler leur arrivée ou un éventuel problème.

Lorsqu’il est correctement exploité, Multi Planning optimise la rentabilité de l’entreprise de transport.

Comment créer un planning de transport efficace en 7 étapes ?

Voici les sept étapes nécessaires pour créer efficacement un planning de transport :

1. Valider les horaires d’enlèvement des marchandises ou d’embarquement des passagers.
2. Déterminer le type de véhicules adaptés.
3. Analyser la disponibilité des chauffeurs, avec les réserves disponibles en cas d’imprévus.
4. Répartir les trajets en tenant compte du temps de roulage. Utiliser Multi Planning pour déterminer automatiquement la durée cumulée des trajets des chauffeurs.
5. Attribuer des codes couleur différents grâce à la fonctionnalité Multi Planning pour suivre efficacement le statut du trajet (en attente, au départ, imprévu, arrivée…).
6. Analyser périodiquement les facteurs bloquants qui chamboulent le planning.
7. Ajuster le planning en temps réel en fonction de l’évolution des besoins.

Quelques erreurs à éviter dans la planification des transports

Voici quelques erreurs à ne pas commettre afin d’optimiser votre planning de transport :

1. Saturer votre planning d’informations non essentielles, comme la liste détaillée des marchandises par exemple, alors que c’est disponible dans le manifeste ;
2. Ne pas exploiter les codes couleur de Multi Planning et d’obtenir un planning moins lisible ;
3. Prévoir des horaires trop justes pour chaque véhicule en ne tenant pas compte des aléas de la route, ce qui pourrait aboutir à une accumulation de retards.
4. Ne pas tenir compte des indicateurs et des problèmes précédents pour améliorer le planning.