Comment créer un planning de formation efficace ?

La montée en compétence des collaborateurs constitue l’un des piliers de la performance des entreprises. Pour préserver ce capital et s’adapter en permanence aux nouveaux défis du marché, il est indispensable de former les salariés conformément aux objectifs fixés. Les dirigeants ou le pôle en charge des ressources humaines devra alors mettre en place un plan de formation clair. Celui-ci peut être collectif ou individuel et doit être structuré pour garantir de bonnes conditions d’apprentissage sans porter atteinte au fonctionnement habituel de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

D’après l’article L6321-1 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de maintenir la capacité d’un employé à occuper son emploi, notamment par le développement des compétences. La montée en compétence des salariés favorise leur engagement et renforce la productivité de l’entreprise. Cela implique la mise en place d’un plan de formation.

Le plan de formation se définit comme toute stratégie de l’entreprise destinée à structurer la montée en compétence de ses employés par l’acquisition ou le renforcement des compétences. Il se présente sous la forme d’un document qui présente les objectifs à atteindre ainsi que les formats d’apprentissage choisis.

Que doit contenir un plan de formation ?

Le plan de formation est un document-cadre qui doit contenir les éléments suivants :

• Les besoins de l’entreprise en compétences : cela permet de cerner avec précision les forces vives requises pour l’avancée des différents projets ;
• L’identification des ressources disponibles : est-il possible de mobiliser les ressources disponibles pour gagner en compétence ou faut-il recruter ? Il faut noter que la mobilité interne coûte bien moins cher à l’entreprise qu’une nouvelle embauche. Cela implique un bilan des compétences ;
• Le budget alloué à la formation: à l’instar des autres pôles de l’entreprise, la formation représente un budget qu’il va falloir quantifier et rentabiliser ;
• Les modalités de formation: en présentiel ou à distance, au sein de l’entreprise ou au sein d’un centre externe ;
• Les KPI pour effectuer un suivi des retombées: sans suivi, il est difficile d’évaluer l’efficacité des formations ;
• Le calendrier des formations : la date des sessions prend en compte de nombreux paramètres (disponibilité des formateurs et des salariés, des salles…).

Qui est concerné par le plan de formation ?

Les dirigeants comme les salariés sont concernés par le plan de formation. Les cadres ont ainsi besoin de communiquer sur leur politique de gestion des compétences pour informer les employés de l’existence d’une politique de formation. Cela permet de booster l’engagement.

En ce qui concerne plus particulièrement les salariés, tous les types de contrats peuvent bénéficier d’une formation : CDI, CDD, intérim, stagiaire…

Quels sont les avantages d’un planning de formation ?

Sur le plan opérationnel, le planning de formation sert de base pour la mise en place d’un calendrier clair à destination des salariés, mais aussi des ressources humaines chargées d’adapter l’emploi du temps professionnel des employés concernés.

Le planning de formation sert également de repère pour la gestion des salles de réunion qui seront utilisées en cas de formation en interne et pour le recrutement des recruteurs.

Sur le long terme, le planning de formation améliore le bien-être au travail grâce à la valorisation du savoir-faire des salariés. Cela permet de fidéliser les talents et de renforcer ainsi la compétitivité de l’entreprise.

Voici les sept étapes indispensables pour mettre en place un plan de formation pleinement exploitable :

1. Identifier les besoins en formation : il y a en premier lieu les compétences requises par l’entreprise, mais il y a aussi celles demandées par les salariés et qui contribuent à une meilleure performance en poste (langue, informatique, communication, marketing…) ;
2. Définir des objectifs à atteindre en fonction des besoins : l’identification des buts à atteindre permet de valoriser pleinement les compétences à acquérir par rapport à la vision globale de l’entreprise ;
3. Prioriser les formations en fonction des objectifs à atteindre: il faut sélectionner les sessions à organiser en priorité en tenant compte des buts à court et à long terme. En tant qu’outil collaboratif, Multi Planning permet à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un seul document ;
4. Définir le budget : il est indispensable de connaître l’investissement dédié à la formation au sein de l’entreprise pour en déterminer les retombées à terme. En fonction des résultats, des ajustements sont possibles ;
5. Inscrire les sessions dans le planning de formation : avec l’aide de Multi Planning, l’une des étapes essentielles du plan de formation consiste à organiser le calendrier des différentes formations. Les codes couleur du logiciel Multi Planning permettent de distinguer les différents types de formation ;
6. Recruter les formateurs : ce processus peut se faire en interne si des compétences sont disponibles. Autrement, il faut faire appel à des ressources extérieures. Vous pourrez aussi consigner le calendrier des formateurs dans Multi Planning et leur donner accès à leur planning ;
7. Assurer l’évaluation et le suivi des formations: il est indispensable de valider les acquis au cours des différentes formations programmées par l’entreprise ou sollicitées par les salariés pour en tirer pleinement profit.

Quelles fonctionnalités essentielles doit intégrer un logiciel planning de formation ?

Le planning de formation doit intégrer la gestion des ressources, des formateurs, mais aussi des salariés formés dans un calendrier à la fois visible et lisible. La collaboration fait également partie des fonctionnalités essentielles.

Le modèle de planning de formation de Multi Planning

Multi Planning permet de gérer un planning de formation par jour, par semaine et sur une plus longue période. Il permet d’ajouter autant de contacts que nécessaire, salariés comme formateurs.

En tant qu’outil collaboratif, Multi Planning permet d’éviter la double réservation des salles de formation ou de réunion. Le calendrier partagé évite également à un salarié d’être assigné à une tâche alors qu’il est en formation, ou vice versa. Le formateur peut par ailleurs regrouper les formations en fonction de leur emplacement géographique pour minimiser les déplacements.

Exemple de plan de formation(H2)

Voici un exemple de planning de formation intitulé : « Développer les Compétences Digitales des Collaborateurs »

Objectif général :

Renforcer les compétences numériques des collaborateurs pour améliorer la productivité, la collaboration et la sécurité des données en entreprise.

1. Calendrier de la formation

Introduction au numérique : 2 septembre 2025 | 1/2 journée, présentiel en salle 1

Bureautique avancée : 5 et 6 septembre 2025 |2 jours en E-learning

Collaboration en ligne 12 septembre 2025 | 1 journée, présentiel en salle 2

Cybersécurité au travail : 19 septembre 2025 |1/2 journée, classe virtuelle

Évaluation & certification : 26 septembre 2025 |1 journée, présentiel en salle 1

Collaborateurs des services administratifs, RH et commerciaux

Niveau : débutant à intermédiaire

2. Contenu des modules

Module 1 : Introduction au numérique

• Sensibilisation à la transformation digitale
• Les outils de base

Module 2 : Bureautique avancée

• Excel : formules complexes, tableaux croisés dynamiques
• Word : modèles, publipostage, automatisation

Module 3 : Collaboration en ligne

• Outils collaboratifs
• Bonnes pratiques de communication digitale

Module 4 : Cybersécurité

• Identifier les cyber-risques
• Adopter les bons réflexes au quotidien

3. Évaluation & Suivi

Quiz à la fin de chaque module

Évaluation finale avec certification interne

Suivi des acquis via la plateforme Multi-Planning.com

4. Outils utilisés

Plateforme de gestion des formations : Multi-Planning.com

Notifications automatiques

Accès formateurs & apprenants

Suivi de la présence & du taux de complétion

Astuce :

Avec Multi-Planning.com, créez votre plan de formation en quelques clics :

• Ajoutez vos sessions ;
• Gérez les présences
• Automatisez les rappels aux apprenants !