La crise du Covid-19 a mis en relief le rôle central que pouvaient occuper les outils numériques au sein des entreprises comme des collectivités territoriales. Même si beaucoup de mairies tâtonnent encore, par manque de moyens ou de compétences, elles sont de plus en plus nombreuses à mener des actions concrètes en faveur de la transformation numérique afin de répondre plus efficacement aux besoins des usagers ou améliorer leur organisation en interne.
Une crise sanitaire révélatrice de l’enjeu du numérique
La crise sanitaire du Covid-19, dont les conséquences sont encore pour l’heure difficiles à évaluer à l’échelle nationale et mondiale, a mis en exergue le rôle moteur joué par internet et les solutions numériques dans nos vies. Les entreprises frileuses face au télétravail ont dû se résigner à lâcher un peu de lest sur leurs inquiétudes… souvent pour le meilleur ! Nombre d’établissements, tout du moins pour ceux qui n’ont pas trop souffert d’une économie en apnée pendant plusieurs mois, ont en effet été surpris par l’efficacité des nouveaux modes d’organisation offerts par les outils numériques.
Pour preuve, si cette transition forcée ne s’est pas faite sans difficulté, certains chiffres parlent d’eux-mêmes : durant cette période de confinement, 1,41 million de patients ont consulté leur médecin ou leur thérapeute en téléconsultation, 2,2 millions d’élèves ont continué à suivre leurs cours par internet et 7,4 millions de professionnels ont eu recours au télétravail.
Au lendemain des élections municipales, certaines mairies semblent partager le même avis. Si de nombreuses communes sont encore loin d’avoir franchi le cap de la numérisation, la crise que vient de traverser la France pourrait avoir un effet d’accélérateur sur la transition, notamment pour ce qui concerne le mode d’organisation des élus et de leurs équipes.
Le numérique : un chantier de taille pour les petites communes
Selon le dernier recensement, la France compterait 34 968 communes dont l’immense majorité rassemble moins de 10 000 habitants. Sur l’ensemble de ces communes, il est aujourd’hui difficile d’estimer précisément combien ont mené des actions en faveur de la numérisation. Si l’on en croit le baromètre du numérique réalisé par JVS-Mairistem en 2018, relayé dans la Gazette des Communes, « 26% des mairies de moins de 10 000 habitants ont mis en place une gestion électronique de documents et 17% utilisent les sondages de disponibilité. Si 83% des répondants (agents et élus confondus) signent électroniquement, seuls 36% utilisent un parapheur électronique pour cela. »
En dehors de la qualité de la connexion internet, d’autres obstacles sont en mesure de freiner les mairies dans leurs élans numériques : le manque de temps (32 % des répondants) et le manque d’information (30 %), et plus rarement un manque de budget (20 %), comme le souligne le baromètre. Conscients que l’avenir est à la dématérialisation, les élus se sont toutefois heurtés à la complexité et l’envergure que représente un tel chantier, notamment depuis plusieurs années où de nombreuses mises en conformité réglementaires ont dû être menées : RGPD, réforme des modalités de gestion des listes électorales, prélèvement à la source, dématérialisation des marchés publics…
Les avantages du numérique sont clairs : simplification, optimisation et productivité.
En octobre 2019, la Gazette des Communes a mené une enquête auprès de 217 agents et 114 élus pour recueillir leur ressenti à l’égard du numérique. Même si certains pointaient alors du doigt l’absence d’infrastructure solide sur leur territoire, la majorité des personnes sondées étaient conscientes des avantages associés à ces nouveaux outils. Au rang des principaux bénéfices apportés par le déploiement du numérique dans les collectivités, les répondants mettent en avant la simplification des démarches pour les usagers (65 %), l’optimisation de l’accès à l’information (57 %) et l’amélioration de la productivité et de l’efficacité des agents (40 %).
La plupart des mairies le savent, et ce n’est pas l’épisode du coronavirus qui dira le contraire, elles ont tout à gagner à monter dans le train de la numérisation : un gain de productivité des agents, mais aussi une amélioration des échanges, des processus plus fluides, la réduction de leurs frais généraux, une amélioration de la qualité des services proposés ou encore une optimisation de l’organisation dans leurs équipes.
Des outils adaptés aux problématiques locales
Au-delà des grands chantiers, le numérique ce sont aussi des outils simples et accessibles que les mairies peuvent mettre en place sans avoir besoin de recourir à des procédures complexes et des formations onéreuses.
Outre les pare-feux et les antivirus, utilisés par 39 % des communes selon William Gonzalez, délégué à la protection des données dans la région d’Orléans, les mairies sont de plus en plus nombreuses à utiliser des solutions de Cloud pour stocker leurs documents et y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
En temps de confinement, certaines communes, à l’image de Tarbes, ont mis en place un espace de visioconférence pour assurer la continuité des services malgré la fermeture physique. De son côté, la commune de Saint-Chamond a déployé un système destiné à conserver de manière numérique ses archives municipales.
À Montrichard Val-de-Cher, la problématique était d’optimiser la gestion des tâches de l’équipe des services techniques qui se faisait auparavant au jour le jour. Cette petite commune du Centre-Val de Loire a opté pour la solution Multi-planning afin de gérer l’agenda partagé des services techniques de la mairie, et notamment programmer les travaux et réserver les salles pour les ateliers municipaux.
En somme, s’il reste encore beaucoup de chemin à parcourir aux petites communes pour entrer définitivement dans l’ère du numérique, il est indéniable que ce ne sont ni les idées ni la volonté qui leur manquent pour relever ce défi !
