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Entreprise : pourquoi dématérialiser ?

La digitalisation des outils de travail ne répond pas qu’à des préoccupations écologiques. Le recours accru aux nouvelles technologies permet aussi d’améliorer la compétitivité des entreprises. Un constat que nous résumerons en trois points.

La transformation digitale dans laquelle le monde professionnel s’est engagé depuis plusieurs années est loin d’être achevée. A tel point que pour accélérer le mouvement, la loi impose son rythme normatif aux entreprises et vient, à l’occasion d’un décret ou d’une nouvelle réglementation européenne, se substituer – ou compléter – leurs initiatives individuelles. Depuis le 1er janvier 2017, les bulletins de paie sont remis sous forme électronique aux salariés du privé conformément à ce que stipulait l’article 54 de la loi Travail votée six mois plus tôt. D’autres changements sont à venir très prochainement : rappelons par exemple qu’à compter du 1er octobre 2018, la France appliquera deux directives de l’UE relatives à la dématérialisation des marchés publics à partir de 25 000 euros de commande. Au 1er janvier 2019, les PME (10 à 250 salariés) devront pratiquer la facturation numérique, obligation qui sera étendue aux structures plus petites, les TPE, dès l’année suivante.

Simplifier l’organisation de l’entreprise

Pour autant, l’ère du « zéro imprimé », qui semblait promise par la généralisation des outils informatiques couplés à la technologie internet, se fait encore attendre : selon une récente étude de l’Agence de l’Environnement et de la maîtrise de l’Energie (Ademe), chacun des 13 millions de français employés dans un bureau produit tous les ans 135 kg de déchets, dont 70 à 85 kilos sont du papier. Ce volume a toutefois fortement diminué depuis dix ans grâce à l’usage croissant des appareils connectés dans les entreprises (tablettes et smartphones). De nombreux logiciels en ligne ont également été édités pour faciliter la gestion de planning, la communication interne entre les équipes et la réalisation de tâches RH et comptables.

Pour résumer, la dématérialisation des process représente un enjeu économique dans la mesure où elle permet…

De gagner du temps : techniquement, il est beaucoup plus simple et rapide de traiter un fichier numérique qu’un document papier. Le risque d’erreur est moindre grâce à l’automatisation et l’archivage électronique facilite le stockage et l’accès aux informations.

De réduire les coûts : La direction générale des entreprises (Ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique) estime à 4 euros en moyenne le coût d’une facture dématérialisée, contre 14 à 20 euros pour un facture entrante au format papier (1,40 euro pour la saisie, 5,40 euros pour la validation, 2,80 euros pour le paiement, 1,50 euro pour l’archivage et 1,80 euro pour la gestion des litiges).

De sécuriser les données : en cas de sinistre, de cambriolage ou de déménagement, le risque de perte ou de dégradation des ressources matérielles comme le papier est élevé. La sauvegarde de toutes ces données passe donc aujourd’hui par leur numérisation. De même que la signature électronique est devenue un moyen de lutte contre la fraude : grâce à un système crypté, ce dispositif atteste que chacune des parties s’engage à respecter les termes du contrat qu’elle a conclu et garantit qu’aucune modification n’y est intervenue depuis l’acte de signature.

Posté le par Jerome ALBERT