Adoptez le planning en ligne au sein de votre agence

Qu’il s’agisse d’un événement ou d’un projet à gérer en interne ou en faisant appel à des ressources externes, tel que des consultants ou des freelances, l’activité d’une entreprise comme les agences événementielle, publicitaire ou web, est rythmée par des échéances. Le respect de ces dernières aura, à plus ou moins grandes échelles, un impact sur l’organisation d’une équipe autour d’un projet puis sur l’indice de satisfaction général qui distingue les bons projets des grandes réussites.

Pour cela, l’agence devra définir en détail les actions à mener, fixer les échéances puis suivre, corriger et valider l’avancement en s’appuyant sur les possibilités offertes par un agenda et un planning en ligne.

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Définir les actions à mener en agence

Il s’agit de la première étape de tout projet  ! Que l’on soit en charge de la coordination globale ou membre d’un comité de planification, il faudra investir du temps et choisir un outil de management adapté. Du consultant solo à l’agence d’envergure, chacun aura la même réaction lorsqu’il s’agit de démarrer un nouveau projet  : définir les actions à mener et regarder son agenda.

Le but étant d’organiser la succession des étapes à réaliser afin de ne rien oublier. En utilisant un outil aussi puissant qu’un planning en ligne, on peut même se projeter plus loin en commençant à vérifier si l’on dispose des ressources humaines disponibles et ainsi anticiper les besoins de renfort.

Fixer les échéances des projets

Une fois le détail des tâches défini, l’autre grande étape avant la mise en place d’un projet sera de fixer les échéances. De nouveau, l’agenda collaboratif s’imposera comme un allier solide qui vous permettra de fixer les grandes échéances tout en tenant compte de l’avancement prévu, du volume d’activité et des disponibilités de chaque membre de l’équipe projet.

Anticiper et communiquer sur les délais permet aux différents intervenants de structurer les missions qui leur sont confiées et d’avancer dans la même direction. Tout au long du projet, ces informations seront mises à jour en temps réel et accessible à tout moment, cela offrira une bonne dose de flexibilité.

Suivre, corriger et valider chaque mission

Maintenant que les tâches et les échéances sont définies et planifiées, reste une mission essentielle à remplir pour permettre un management de qualité  : le contrôle !

La coordination, qu’elle soit interne ou externe, nécessite de pouvoir suivre que tout se passe comme prévu. Lorsque cela n’est pas le cas, de mettre en place des actions correctives. Nous avons tendance à l’oublier, mais sans la validation d’une direction, les projets n’arrivent pas à leurs termes.

Aussi, un chef de projet gagnera un temps fou en utilisant un planning en ligne pour suivre, corriger et valider, à intervalle régulier, l’enchaînement des actions afin de produire un rapport aussi complet que factuel à sa hiérarchie.

En résumé, plus l’envergure d’un projet est importante, plus il sera nécessaire pour un coordinateur ou un comité de planification de définir en amont l’organisation globale. L’agenda en ligne a déjà prouvé à de nombreuses reprises qu’il était l’outil le plus adapter pour mener à bien ces processus et obtenir des résultats performants.

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