Un planning de travail, tout le monde pense savoir ce que c’est. Un tableau avec des noms et des horaires, affiché quelque part dans les locaux ou envoyé par mail le dimanche soir. En apparence, c’est simple. En réalité, la création d’un planning de travail touche à la fois à l’organisation opérationnelle de l’entreprise, à la réglementation du travail et à la qualité de vie des salariés.
Mal fait, un planning de travail génère des conflits, de la désorganisation et des risques juridiques. Bien fait, il devient un outil de pilotage qui coordonne les équipes, respecte la loi et optimise la charge de travail. Dans cet article, on reprend tout depuis le début pour que vous puissiez construire le vôtre sur des bases solides.
Qu’est-ce qu’un planning de travail ?
Un planning de travail est un document qui indique, pour chaque salarié ou groupe de salariés, les jours et les horaires pendant lesquels ils sont censés travailler sur une période donnée. Il peut couvrir une semaine, un mois ou un cycle plus long dans le cas des rotations.
Ce n’est pas un simple outil d’organisation interne. Le planning de travail a une dimension légale. Il constitue un document que l’employeur est tenu de produire et de communiquer dans des conditions précises. Il sert de référence en cas de litige sur les heures travaillées, de contrôle de l’inspection du travail, ou de contestation par un salarié.
Concrètement, un planning de travail doit permettre de répondre à trois questions fondamentales pour chaque salarié. Quels jours travaille-t-il cette semaine ou ce mois-ci ? À quelles heures commence-t-il et finit-il chaque journée ? Quels sont ses jours de repos ? Tout le reste (code couleur, types de tâches, lieux d’intervention) relève de l’organisation interne et vient enrichir le planning, mais ces trois éléments constituent le socle obligatoire.
La réglementation des horaires de travail
C’est la partie que beaucoup d’employeurs traitent à la légère, et qui peut pourtant leur coûter cher en cas de contrôle ou de litige. Le Code du travail encadre précisément les conditions dans lesquelles les horaires de travail sont fixés, communiqués et modifiés. Voici les questions essentielles auxquelles il faut savoir répondre.
Qu’est-ce que l’horaire collectif de travail ?
L’horaire collectif est l’horaire qui s’applique à l’ensemble des salariés d’un établissement, d’un service ou d’une équipe. Quand tous les salariés d’un même groupe travaillent aux mêmes heures, l’employeur applique un horaire collectif. Cet horaire doit être affiché de manière visible dans les locaux de l’entreprise, dans les lieux auxquels il s’applique. Il doit également être transmis à l’inspection du travail.
L’affichage doit mentionner les heures de début et de fin de chaque période de travail ainsi que les temps de pause. Si l’entreprise fonctionne avec plusieurs équipes alternantes, chaque rotation doit figurer sur l’affichage avec les noms des salariés qui composent chaque équipe.
Qu’est-ce que l’horaire individuel de travail ?
Dès que les horaires ne sont pas identiques pour tous les salariés d’un même service, on sort du cadre de l’horaire collectif et on entre dans celui de l’horaire individualisé. C’est le cas des salariés à temps partiel, des équipes en horaires décalés, ou des entreprises qui pratiquent l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine.
Dans cette situation, l’employeur doit établir un planning nominatif individuel pour chaque salarié concerné. Ce planning doit être communiqué par écrit, dans un délai suffisant avant son entrée en vigueur. Il doit préciser la répartition des heures de travail sur chaque jour de la semaine ou du mois.
Qui décide des horaires de travail ?
C’est l’employeur qui fixe les horaires de travail, dans le cadre de son pouvoir de direction. Il n’a pas besoin de l’accord individuel de chaque salarié pour déterminer les horaires, à condition que ceux-ci respectent le contrat de travail, la convention collective applicable et les dispositions légales.
En revanche, l’employeur doit consulter le comité social et économique (CSE), s’il existe, avant de mettre en place ou de modifier les horaires collectifs. Pour les salariés à temps partiel, les horaires doivent être conformes à ce qui est prévu dans le contrat de travail. Toute modification de la répartition des heures qui n’a pas été anticipée dans le contrat peut être refusée par le salarié.
Quel est le délai pour communiquer le planning aux salariés ?
Le Code du travail ne fixe pas un délai unique. Il renvoie aux conventions collectives, qui prévoient généralement un délai de prévenance de 7 jours ouvrés pour les modifications de planning. Certaines conventions imposent 15 jours, d’autres un mois. En l’absence de disposition conventionnelle spécifique, le délai raisonnable retenu par la jurisprudence est de 7 jours.
Ce délai s’applique autant à la publication du planning initial qu’aux modifications en cours de période. Si vous devez changer les horaires d’un salarié en urgence, il vous faut son accord, sauf si la convention collective prévoit une procédure de modification rapide pour certaines situations (remplacement d’un salarié absent, par exemple).
Comment fonctionne la réglementation sur les heures supplémentaires ?
Les heures supplémentaires sont les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures par semaine. Elles sont décidées par l’employeur ou effectuées avec son accord implicite. Elles donnent lieu à une majoration de salaire (25 % pour les 8 premières heures, 50 % au-delà) ou à un repos compensateur équivalent si un accord collectif le prévoit.
Le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par salarié et par an, sauf disposition conventionnelle différente. Au-delà de ce contingent, chaque heure supplémentaire ouvre droit à une contrepartie obligatoire en repos. Le planning de travail doit permettre de suivre précisément les heures effectuées pour justifier les éventuelles heures supplémentaires et leur paiement.
Quelles sont les durées maximales de travail à respecter ?
Votre planning doit impérativement respecter les plafonds suivants. La durée quotidienne de travail ne peut pas dépasser 10 heures (sauf dérogation conventionnelle ou autorisation de l’inspection du travail). La durée hebdomadaire ne peut pas dépasser 48 heures sur une semaine ni 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives.
Chaque salarié doit bénéficier d’un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives entre deux journées de travail et d’un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives (24 heures de repos hebdomadaire + 11 heures de repos quotidien). Le dimanche est en principe le jour de repos hebdomadaire, sauf dérogation sectorielle.
Que risque l’employeur en cas de non-conformité du planning ?
Les sanctions varient selon la nature de l’infraction. L’absence d’affichage des horaires collectifs est passible d’une amende de 750 euros par salarié concerné. Le non-respect des durées maximales de travail ou des repos obligatoires peut entraîner des amendes pénales et, en cas de récidive, des peines d’emprisonnement.
Mais le risque le plus fréquent est d’ordre prud’homal. Si un salarié conteste ses horaires ou réclame le paiement d’heures supplémentaires, et que l’employeur ne peut pas produire un planning fiable et archivé, les tribunaux donnent généralement raison au salarié. Un planning numérique avec un historique horodaté des modifications, comme celui de Multi-Planning, constitue la meilleure protection.
| Avertissement ! Cet article fournit des informations générales sur la réglementation du travail en France. Chaque situation est spécifique selon la convention collective, la taille de l’entreprise et le secteur d’activité. Consultez votre convention collective ou un conseiller juridique pour une analyse adaptée à votre cas. |
Les avantages d’un logiciel pour créer un planning de travail
Vous pouvez créer un planning de travail sur papier ou sur Excel. Beaucoup d’entreprises le font encore. Mais ces méthodes artisanales atteignent leurs limites dès que vous gérez plus de cinq salariés ou que vous avez des horaires variables. Voici ce qu’un logiciel de planning apporte concrètement.
La conformité légale automatisée
Un bon logiciel de planning intègre les règles légales et conventionnelles. Il vous alerte si vous planifiez un salarié au-delà des durées maximales, si le repos quotidien n’est pas respecté, ou si le délai de prévenance n’est pas tenu. Avec un planning papier ou Excel, c’est à vous de vérifier tout ça manuellement, et les erreurs sont fréquentes.
La traçabilité complète des modifications
Chaque modification du planning est horodatée et archivée. Vous savez qui a modifié quoi, quand et pourquoi. En cas de litige, vous disposez d’un historique complet qui fait foi. Sur un fichier Excel, une modification écrase la version précédente, et vous n’avez aucune trace.
La communication instantanée avec les salariés
Quand le planning est publié ou modifié, chaque salarié concerné reçoit une notification automatique par e-mail ou SMS. Plus besoin de rappeler les gens un par un ou d’espérer que tout le monde aura consulté le tableau dans le couloir. L’information arrive directement sur le smartphone de chaque collaborateur.
La vue d’ensemble pour le manager
Un logiciel de planning offre des vues multiples que le papier ne peut pas offrir. Vue par jour, par semaine, par mois. Vue par collaborateur, par service, par site. Ces perspectives croisées permettent de repérer immédiatement les déséquilibres de charge, les trous dans le planning ou les conflits d’horaires.
Le gain de temps dans la construction du planning
Créer un planning de travail sur Excel pour une équipe de vingt personnes prend facilement deux à trois heures par semaine. Avec un logiciel adapté, les événements récurrents sont automatisés, les modifications se font en glisser-déposer, et les rappels sont envoyés sans intervention. Le temps de construction du planning est divisé par trois ou quatre.
Modèle de planning de travail
Voici un exemple de planning hebdomadaire pour une équipe de cinq personnes dans une entreprise de services. Ce modèle illustre la répartition des horaires sur une semaine standard.
| Collaborateur | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Total |
| Sophie M. | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h / 13h-17h | 36h |
| Thomas R. | 9h-12h / 14h-18h | Repos | 9h-12h / 14h-18h | 9h-12h / 14h-18h | 9h-12h / 14h-18h | 28h |
| Julie P. | 7h-12h / 13h-15h | 7h-12h / 13h-15h | 7h-12h / 13h-15h | 7h-12h / 13h-15h | 7h-12h / 13h-15h | 35h |
| Marc D. | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h / 13h-17h | 8h-12h / 13h-17h | Repos | 32h |
| Léa F. | Repos | 8h-12h / 14h-18h | 8h-12h / 14h-18h | 8h-12h / 14h-18h | 8h-12h / 14h-18h | 32h |
Ce type de modèle peut être adapté à n’importe quelle configuration. Si vous avez des horaires de nuit, des rotations ou des astreintes, il suffit d’ajouter les créneaux correspondants. L’important est que chaque salarié puisse lire clairement ses horaires de travail et ses jours de repos pour la semaine à venir.
Avec un logiciel comme Multi-Planning, ce planning n’est pas un tableau statique. Il est interactif, modifiable en temps réel, partagé avec chaque salarié sur son smartphone, et archivé automatiquement pour constituer une preuve en cas de besoin.
Exemples de planning de travail par secteur
Chaque secteur d’activité a ses propres contraintes en matière de planification. Voici comment le planning de travail se décline dans quelques métiers représentatifs.
Planning de travail dans le BTP et le second œuvre
Dans le bâtiment, le planning de travail est étroitement lié aux chantiers. Chaque collaborateur est affecté à un site pour une durée déterminée, avec des horaires qui peuvent varier selon la saison (démarrage plus tôt l’été, journées raccourcies l’hiver). Le planning doit intégrer les temps de déplacement entre les chantiers, les intempéries possibles et la coordination entre les différents corps de métier. Multi-Planning permet de gérer cette complexité en affichant le planning par chantier et par collaborateur, avec la distribution automatique des missions sur le smartphone de chaque ouvrier.
Planning de travail dans la santé et le maintien à domicile
Les professionnels de santé et du maintien à domicile travaillent souvent en horaires décalés avec des gardes, des astreintes et des rotations. Le planning doit respecter des contraintes réglementaires strictes en matière de repos et de durée maximale, tout en assurant la continuité des soins. L’enjeu principal est le remplacement en cas d’absence et la réaffectation rapide des tournées. Multi-Planning intègre un système de dispatch qui facilite cette gestion et calcule automatiquement les heures effectuées pour la paie.
Planning de travail dans la maintenance et les interventions techniques
Les techniciens de maintenance passent l’essentiel de leur temps sur le terrain, avec des interventions planifiées et des dépannages urgents qui viennent s’intercaler. Le planning de travail doit combiner les tournées prévues, les créneaux de disponibilité pour les urgences et les temps de déplacement entre les sites. Multi-Planning centralise toutes ces informations sur un seul écran et envoie les ordres de mission directement sur le smartphone du technicien, avec les informations du client associées via le CRM intégré.
Planning de travail dans le commerce et la restauration
Le commerce et la restauration fonctionnent avec des horaires variables, des pics d’activité (week-ends, fêtes, soldes) et une main-d’œuvre souvent composée de temps partiels et d’extras. Le planning doit respecter les amplitudes horaires, les jours de repos obligatoires et les règles spécifiques à la convention collective du secteur. La difficulté réside dans l’adaptation constante du planning à la fréquentation, ce qui nécessite un outil capable de modifier et de communiquer les changements rapidement.
Planning de travail dans les organismes de formation
Un organisme de formation doit coordonner les disponibilités des formateurs, les salles, le matériel pédagogique et les groupes de stagiaires. Le planning de travail ressemble davantage à un planning de ressources qu’à un simple tableau d’horaires. Il doit permettre de visualiser les chevauchements, d’anticiper les périodes de forte demande et de produire des reportings d’activité pour les financeurs. Multi-Planning offre une vue multi-ressources qui simplifie cette planification croisée.
Multi-Planning, votre outil pour créer et gérer vos plannings de travail
Multi-Planning est un agenda partagé en ligne conçu pour les équipes qui ont besoin d’un planning de travail fiable, conforme et accessible en temps réel. Il ne se contente pas d’afficher des créneaux sur un calendrier. Il intègre tout ce dont un employeur a besoin pour gérer correctement les horaires de son équipe.
Chaque modification est horodatée et archivée, ce qui vous couvre en cas de contrôle ou de litige. Les notifications automatiques par e-mail et SMS garantissent que les salariés sont informés dans les délais. Le CRM intégré relie chaque intervention à la fiche client correspondante. Les tableaux de bord vous donnent une vue analytique de la charge de travail, du nombre d’heures effectuées et du taux d’occupation de chaque collaborateur.
L’outil est 100 % cloud, accessible depuis n’importe quel appareil, hébergé en France sur des serveurs sécurisés, et accompagné d’un support humain qui répond au téléphone. Plus de 600 entreprises l’utilisent au quotidien dans des secteurs aussi variés que le BTP, la santé, la maintenance, la formation et les services à la personne.