Gérer les plannings du personnel est un défi quotidien pour de nombreuses entreprises. Entre les absences, les congés, les rotations d’équipes et les urgences, une organisation manuelle devient vite chronophage et source d’erreurs.
Un logiciel de planning du personnel permet d’automatiser, de centraliser et de fluidifier cette gestion, tout en offrant une meilleure visibilité aux managers comme aux collaborateurs.
L’objectif de cet article est clair : vous aider à comprendre les avantages des logiciels de planification, à identifier les fonctionnalités essentielles, et à choisir la solution la plus adaptée à votre structure.
Tout savoir sur les logiciels de planification
Qu’est-ce qu’un logiciel de planification ?
Un logiciel de planification est un outil numérique conçu pour organiser, suivre et optimiser les emplois du temps d’une équipe. Il centralise toutes les informations liées aux horaires, aux tâches et aux ressources humaines.
Ses fonctions principales incluent :
- La gestion des horaires et des rotations de personnel ;
- Le suivi des absences, congés et disponibilités ;
- La coordination des équipes sur différents sites ou projets ;
- La communication interne autour des modifications de planning.
Ces logiciels sont utilisés aussi bien dans les secteurs du commerce, de la santé, de la logistique ou de l’industrie, que dans les bureaux et les services.
Les principaux types de logiciels de planification
- Logiciels de gestion de projets : Ils permettent de planifier les tâches, d’assigner des responsables et de suivre l’avancement global.
- Logiciels de gestion RH : Destinés aux services RH, ils gèrent les plannings des employés, les congés et les absences.
- Logiciels de planification d’équipe : Conçus pour les PME, ils facilitent la création et le partage des horaires entre collaborateurs, notamment sur plusieurs sites ou services.
Pourquoi utiliser un logiciel de planification ?
Gain de temps
Un bon logiciel de planning automatise la création et la modification des horaires. Fini les fichiers Excel interminables : tout est centralisé, mis à jour en temps réel et accessible à l’ensemble des équipes. Les managers peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Amélioration de la productivité
Grâce à une vue d’ensemble des tâches et des priorités, les équipes travaillent de manière plus structurée. Les ressources humaines et matérielles sont mieux utilisées, réduisant les temps morts et les erreurs de coordination.
Meilleure gestion des ressources humaines
Ces outils offrent une vision globale de la disponibilité des collaborateurs. Vous pouvez planifier selon les compétences, les contraintes ou les temps de travail de chacun, tout en assurant un meilleur équilibre des charges.
Clarté sur les horaires et les tâches
Pour les employés, un planning clair élimine les ambiguïtés. Chacun sait quand il travaille, sur quel poste et avec qui. Cette transparence favorise la motivation et réduit les conflits internes liés aux horaires.
Réduction du stress lié à l’organisation
Les rappels automatiques et les alertes intégrées limitent les oublis et les erreurs. La gestion devient plus fluide et moins stressante, aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs.
Suivi en temps réel
Les modifications sont visibles instantanément par toute l’équipe. En cas d’imprévu ou d’absence, le planning peut être ajusté immédiatement, garantissant la continuité de l’activité.
Prévision et gestion proactive
Les logiciels de planification permettent de projeter les besoins futurs : renforts en période de forte activité, remplacement des absents, ajustement des rotations. Cette approche proactive améliore la réactivité et la maîtrise des coûts.
Les avantages et limites des logiciels gratuits
Avantages des logiciels gratuits
- Réduction des coûts : parfaits pour les petites structures ou les tests avant déploiement.
- Installation simple et rapide : souvent accessibles en ligne sans configuration complexe.
- Souplesse : possibilité d’essayer plusieurs outils avant de s’engager.
Limites des logiciels gratuits
- Fonctionnalités restreintes : absence d’automatisation ou de rapports détaillés.
- Support client limité : peu d’assistance en cas de problème technique.
- Sécurité des données : niveau de protection parfois insuffisant pour les données RH.
- Publicité et interface encombrée : les versions gratuites peuvent intégrer des restrictions d’usage ou des annonces.
- Migration difficile : passer à une version payante ou changer de logiciel peut impliquer une perte de données.
Comparatif des 25 meilleurs logiciels de planification en 2025
1. Multiplanning – L’agenda partagé collaboratif
Multiplanning simplifie la gestion des plannings d’équipe, des rendez-vous et des ressources. Son interface fluide et ses nombreuses options de personnalisation en font un outil intuitif pour toutes les structures. Grâce à sa synchronisation en temps réel, il devient le véritable cœur de l’organisation quotidienne.
Avantages : Centralisation des plannings, visibilité globale, simplicité d’utilisation.
Idéal pour : Les entreprises de services, cabinets médicaux, agences ou structures multi-sites cherchant un outil collaboratif et efficace.
2. Trello – La gestion de tâches visuelle
Trello repose sur un système de tableaux et de cartes colorées qui facilitent la visualisation des tâches à accomplir. L’outil est rapide à prendre en main et particulièrement adapté aux équipes qui fonctionnent par priorités et deadlines.
Avantages : Organisation claire, suivi visuel des projets, utilisation intuitive.
Idéal pour : Les équipes créatives ou marketing qui aiment piloter leurs projets de manière visuelle.
3. Monday.com – La flexibilité avant tout
Monday.com offre une approche modulaire de la planification. Chaque entreprise peut adapter la plateforme à ses besoins grâce à une multitude de modèles et d’automatisations.
Avantages : Grande flexibilité, intégrations variées, automatisations puissantes.
Idéal pour : Les PME et grands groupes qui veulent un outil adaptable et connecté à leurs autres logiciels métier.
4. Asana – La gestion de projet multi-vues
Asana met la clarté au cœur de sa philosophie : chaque projet peut être suivi sous forme de liste, de tableau ou de chronologie. Son interface épurée aide à structurer les priorités sans se perdre dans la complexité.
Avantages : Multiples vues de planification, notifications automatiques, interface fluide.
Idéal pour : Les équipes pluridisciplinaires gérant plusieurs projets simultanément.
5. Smartsheet – Le tableur collaboratif intelligent
Smartsheet combine la puissance d’un tableur et la logique d’un logiciel de gestion de projet. Les utilisateurs retrouvent la familiarité d’Excel, tout en bénéficiant d’automatisations et de suivis avancés.
Avantages : Interface familière, automatisations simples, collaboration fluide.
Idéal pour : Les équipes habituées aux feuilles de calcul, mais souhaitant passer à un outil collaboratif moderne.
6. Airtable – Le tableur visuel et modulable
Airtable est une fusion entre une base de données et un tableau de bord visuel. Il permet de structurer des informations complexes tout en offrant une expérience fluide et créative.
Avantages : Personnalisation complète, affichages variés (kanban, grille, calendrier).
Idéal pour : Les équipes marketing, RH ou produit qui manipulent beaucoup de données.
7. Zoho Projects – L’efficacité par les Gantt
Zoho Projects s’impose comme une solution complète de gestion de projets avec des diagrammes de Gantt clairs et un suivi du temps précis. L’outil est conçu pour offrir visibilité et contrôle à chaque étape.
Avantages : Gantt intuitif, suivi des tâches et jalons, gestion du temps intégrée.
Idéal pour : Les entreprises recherchant un outil tout-en-un à un prix accessible.
8. Toggl Track – Le suivi du temps simplifié
Toggl Track aide à mieux comprendre comment le temps est utilisé au quotidien. Simple et fluide, il offre des statistiques claires pour optimiser la productivité sans complexité.
Avantages : Interface épurée, rapports automatiques, précision du suivi.
Idéal pour : Les freelances, consultants ou équipes qui facturent à l’heure.
9. Basecamp – La gestion simplifiée
Basecamp privilégie la simplicité et la communication. Plutôt que d’empiler les fonctionnalités, il mise sur la clarté des échanges et la coordination efficace des équipes.
Avantages : Centralisation des discussions, gestion intuitive des tâches.
Idéal pour : Les petites structures souhaitant un outil simple et sans courbe d’apprentissage.
10. Teamwork – L’allié des agences
Teamwork a été conçu spécifiquement pour les agences et prestataires. Il permet de suivre les projets, les budgets et les échanges avec les clients dans un espace unique.
Avantages : Suivi complet des projets clients, gestion de la facturation intégrée.
Idéal pour : Les agences web, marketing ou communication.
11. Wrike – La collaboration en temps réel
Wrike se distingue par sa capacité à centraliser toutes les informations d’un projet. Les équipes peuvent collaborer simultanément et suivre l’avancement sans perdre en visibilité.
Avantages : Collaboration instantanée, tableaux de bord personnalisables, intégrations multiples.
Idéal pour : Les entreprises avec des équipes réparties sur plusieurs sites ou fuseaux horaires.
12. Factorial – L’outil RH complet
Factorial simplifie la vie des services RH : gestion du personnel, des absences, des contrats et des plannings au même endroit. Une solution moderne pensée pour alléger la charge administrative.
Avantages : Centralisation RH, gestion du temps et des congés, interface intuitive.
Idéal pour : Les PME souhaitant digitaliser leur gestion RH.
13. Skello – Le spécialiste des plannings d’équipe
Skello automatise la création des plannings et intègre les contraintes légales. L’outil est très apprécié dans les secteurs où les rotations d’équipes sont fréquentes.
Avantages : Création automatique des plannings, conformité légale, communication intégrée.
Idéal pour : Les hôtels, restaurants, commerces ou établissements de santé.
14. Jouroff – Le suivi du temps et des absences
Jouroff aide les entreprises à mieux suivre les absences, congés et télétravail. Son interface simple favorise une utilisation rapide par les collaborateurs.
Avantages : Gestion fluide des congés, export RH simplifié, suivi du temps.
Idéal pour : Les PME recherchant une solution claire et économique.
15. Tamigo – Planification et performance
Tamigo associe planification du personnel et suivi des performances. Les managers disposent d’indicateurs concrets pour anticiper les besoins et ajuster les horaires.
Avantages : Reporting intégré, planification intuitive, multi-sites.
Idéal pour : Les entreprises à forte activité opérationnelle (retail, restauration, santé).
16. Joynit – L’agenda partagé simple
Joynit mise sur la simplicité. L’agenda partagé permet de visualiser en un coup d’œil les disponibilités de chacun et de faciliter les rendez-vous.
Avantages : Simplicité, synchronisation rapide, notifications automatiques.
Idéal pour : Les équipes qui recherchent une solution d’agenda claire et rapide à mettre en place.
17. Shiftbase – Horaires et absences
Shiftbase facilite la création d’horaires, la gestion des congés et le suivi du temps de travail. L’outil est particulièrement adapté aux environnements où la flexibilité est clé.
Avantages : Gestion automatisée des shifts, calcul d’heures, intégration RH.
Idéal pour : Les commerces, restaurants et entreprises multisites.
18. Deputy – Planification intelligente
Deputy aide à planifier les équipes et à gérer les pointages en un clic. L’application mobile rend la coordination fluide, même sur le terrain.
Avantages : Application mobile performante, suivi des présences, notifications automatiques.
Idéal pour : Les entreprises avec des employés itinérants ou en horaires variables.
19. Planday – Communication et planification unifiées
Planday permet de gérer les horaires et de communiquer directement avec les employés depuis la même interface. Un vrai plus pour fluidifier la vie d’équipe.
Avantages : Communication intégrée, gestion des shifts, application mobile.
Idéal pour : Les entreprises de services et commerces avec de nombreuses équipes.
20. Humanity – La planification à grande échelle
Humanity centralise la planification, la gestion du temps et les rapports d’équipe. L’outil est conçu pour les organisations ayant besoin de visibilité globale sur de grands effectifs.
Avantages : Gestion centralisée, indicateurs de performance, adaptabilité.
Idéal pour : Les grandes entreprises et réseaux multi-sites.
21. When I Work – La planification mobile
When I Work mise sur la mobilité. L’application permet aux collaborateurs de consulter leurs horaires, d’échanger des shifts et de poser leurs congés en temps réel.
Avantages : Application intuitive, notifications instantanées, gain de temps.
Idéal pour : Les équipes terrain ou à distance.
22. ProjectManager – La planification stratégique
ProjectManager combine la planification des tâches, le suivi des ressources et la visualisation des performances. Une solution complète pour garder le cap sur les objectifs.
Avantages : Dashboards en temps réel, suivi précis des projets, collaboration fluide.
Idéal pour : Les chefs de projet et directions opérationnelles.
23. FieldWire – Le compagnon de chantier
FieldWire a été conçu pour le terrain. Il permet de planifier les travaux, suivre les avancements et partager les plans directement depuis un smartphone.
Avantages : Collaboration terrain, suivi des tâches, planification en mobilité.
Idéal pour : Les entreprises du BTP et les conducteurs de travaux.
24. Primavera P6 – La référence en ingénierie
Primavera P6 est un outil puissant et complexe, pensé pour les projets de grande envergure. Sa gestion avancée des dépendances et des ressources en fait un incontournable dans l’industrie.
Avantages : Robustesse, fiabilité, gestion multi-projets.
Idéal pour : Les secteurs du BTP, de l’énergie et de l’ingénierie lourde.
25. GanttProject – L’open source pratique
GanttProject séduit par sa simplicité et son prix imbattable. Il permet de créer facilement des diagrammes de Gantt et d’organiser les tâches sans fioritures.
Avantages : Gratuit, simple, efficace.
Idéal pour : Les indépendants et petites structures souhaitant planifier sans budget logiciel.
26. Excel / Google Sheets – La solution sur mesure
Ces outils restent une base solide pour créer des plannings personnalisés. Leur flexibilité séduit les utilisateurs qui préfèrent une approche artisanale de la planification.
Avantages : Personnalisation totale, accessibilité, familiarité.
Idéal pour : Les utilisateurs autonomes qui aiment tout construire eux-mêmes.
Tableau comparatif des 25 meilleurs logiciels de planification
| Logiciel | Spécificité | Points forts |
| Multi-Planning | Agenda partagé collaboratif | Centralisation des plannings, synchronisation des équipes, interface intuitive |
| Trello | Gestion visuelle des tâches | Vue Kanban, collaboration simple |
| Monday.com | Outil polyvalent | Interface fluide, nombreuses intégrations |
| Asana | Gestion de projets multi-vues | Suivi des tâches et délais |
| Smartsheet | Tableur collaboratif | Automatisations et gestion avancée |
| Airtable | Tableur + base de données | Personnalisation visuelle et intégrations |
| Zoho Projects | Gestion structurée | Diagrammes de Gantt, jalons |
| Toggl Track | Suivi du temps | Statistiques de productivité |
| Basecamp | Collaboration simplifiée | Communication interne intégrée |
| Teamwork | Gestion client | Vue projet + facturation |
| Wrike | Collaboration en temps réel | Tableaux, Gantt, calendrier |
| Factorial | RH tout-en-un | Suivi des absences, onboarding |
| Skello | Planning d’équipe | Adapté aux métiers à horaires variables |
| Jouroff | RH et temps de travail | Suivi des absences et congés |
| Tamigo | RH et performance | Planification et reporting |
| Joynit | Agenda partagé | Simple et collaboratif |
| Shiftbase | Horaires + absences | Idéal pour la restauration et le retail |
| Deputy | RH et équipes | Communication intégrée |
| Planday | Employés et managers | Planification + messagerie interne |
| Humanity | Gestion RH | Interface mobile performante |
| When I Work | Application mobile | Simplicité et accessibilité |
| ProjectManager | Gestion de projets | Gantt + suivi des performances |
| FieldWire | Chantier et construction | Coordination terrain |
| Primavera P6 | Grands projets | Outil complet pour la construction |
| GanttProject | Open source | Création de Gantt gratuite |
| Excel / Google Sheets | Solutions classiques | Simples, mais limitées pour la collaboration |
Fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel de planification
Fonctionnalités de base
- Gestion des plannings et des horaires.
- Notifications et rappels automatiques.
- Partage des plannings entre équipes et sites.
Fonctionnalités avancées
- Automatisation de la création et de la modification des plannings.
- Gestion collaborative avec suivi des équipes en temps réel.
- Visualisation globale des ressources disponibles.
Options de personnalisation et intégrations
- Gestion des rôles et des permissions utilisateurs.
- Intégration avec des outils tiers (comptabilité, CRM, RH).
- API et synchronisation avec Google Calendar, Outlook ou Teams.
Choisir la solution de planification adaptée à votre entreprise
Les critères à prendre en compte
- Taille de l’entreprise : plus la structure est grande, plus les besoins en automatisation et reporting augmentent.
- Budget : un logiciel payant représente un investissement, mais il garantit sécurité, fiabilité et assistance.
- Objectifs : planification des horaires, suivi de la productivité ou coordination multi-sites ?
Différences entre solutions gratuites et payantes
| Critères | Logiciels gratuits | Logiciels payants |
| Fonctionnalités | Limitées | Avancées (automatisation, rapports, API) |
| Sécurité des données | Basique | Renforcée (RGPD, sauvegardes) |
| Support client | Restreint | Assistance dédiée |
| Personnalisation | Faible | Adaptée à votre entreprise |
Quand opter pour un logiciel payant ?Dès que votre entreprise gère plusieurs équipes, sites ou plannings complexes, un outil comme Multi-Planning devient indispensable. Il offre la stabilité, la sécurité et la flexibilité nécessaires à une gestion professionnelle des ressources humaines.
FAQ – Les réponses aux questions les plus fréquentes
Les logiciels gratuits sont-ils adaptés aux grandes entreprises ?
Non. Ils conviennent plutôt aux TPE et PME. Les grandes structures ont besoin de fonctionnalités avancées, de reporting et d’un support technique solide.
Logiciel gratuit ou payant : quel est le meilleur choix ?
Un outil gratuit peut suffire pour tester ou démarrer, mais un logiciel payant comme Multi-Planning garantit une utilisation durable et une gestion sécurisée des données.
Comment garantir la sécurité des données ?
Choisissez un fournisseur conforme au RGPD, utilisant des serveurs sécurisés et proposant des sauvegardes automatiques. Multi-Planning, par exemple, respecte les normes européennes de protection des données.
Est-il simple de migrer d’un logiciel gratuit vers une solution payante ?
Oui, à condition de choisir une solution compatible ou proposant un service de transfert des données. Multi-Planning accompagne les entreprises dans cette transition sans perte d’informations.
Un logiciel de planning du personnel n’est plus un simple outil de gestion, mais un véritable levier d’efficacité. Il améliore la coordination, réduit les erreurs et optimise le temps de chaque collaborateur.
Les solutions gatuites sont utiles pour commencer, mais leur portée reste limitée. Pour une gestion durable, fiable et évolutive, un logiciel comme Multi-Planning s’impose comme une référence.
Simple, intuitif et collaboratif, il offre tout ce dont une entreprise moderne a besoin pour piloter ses équipes avec précision.