La mise en place d’un planning du personnel est indispensable pour bien répartir le temps de travail de chaque employé et assurer par la suite un suivi précis. Adoptez les bonnes méthodes pour piloter votre calendrier d’entreprise et pour atteindre vos objectifs. Voici comment organiser le travail de vos salariés efficacement.
Choisir le bon outil pour être plus efficace
La gestion du planning des employés représente une charge de travail à part entière pour les dirigeants, les responsables des ressources humaines ou encore les managers. Il est alors indispensable d’avoir en main un outil performant. Largement utilisé depuis les années 90, le tableur, à l’exemple de Microsoft Excel ou de LibreOffice Calc, peut tout à fait remplir la mission, mais présente de nombreuses contraintes.
Faites le choix d’un planning en ligne pour optimiser votre pratique organisationnelle. Avec un outil comme Multi-Planning, vous pourrez partager chaque mise à jour en temps réel. De plus, pour les petites tâches comme pour les grands projets, le logiciel de planning pour les salariés offre une visibilité globale de votre calendrier. Gagnez du temps tout en améliorant votre efficacité. Un outil adapté peut faire gagner jusqu’à 50 % du temps consacré à l’administration.
Avec les outils de Multiplanning, organisez et suivez le travail de vos salariés au quotidien
Définir des objectifs clairs pour partager efficacement les tâches
Un bon planning du personnel repose sur des objectifs clairs et mesurables. Cela vous permettra de définir des actions spécifiques qui seront ensuite subdivisées en tâches individuelles ou collectives qui seront réparties entre vos salariés. Multi-Planning facilite la gestion de vos ressources grâce à un outil dédié à l’ajout de collaborateurs.
Mettez en évidence la disponibilité de vos employés
Évitez d’attribuer des tâches à des collaborateurs indisponibles. Pour cela, mettez en évidence la disponibilité des salariés grâce à des codes couleur spécifiques. Notez les absences et les congés, mais aussi les rotations. En fonction des contrats, certains collaborateurs sont plus facilement mobilisables. C’est notamment le cas des freelances et des intérimaires qui peuvent être sollicités au pied levé pour remplacer un salarié malade par exemple.
Respectez le rythme de travail de vos employés
Un planning efficace prend également en compte les capacités et les limites de chaque employé. Un emploi du temps surchargé aboutit inéluctablement à des pertes de performance qui se répercuteront sur l’atteinte des objectifs. Au moment de programmer les différentes tâches, prenez en compte la durée réelle d’exécution et non le délai optimal. Il est en effet impossible de tenir ce dernier sur le long terme sans nuire à la qualité de vie au travail.
Ajoutez des rappels aux étapes-clés de vos projets pour féliciter et encourager vos collaborateurs. Reconnaître la valeur de leurs accomplissements est une manière efficace de renforcer leur engagement envers votre entreprise.
Assurez une communication optimale
Optimisez les flux d’informations concernant le planning en optant pour un logiciel de gestion dédié. En effet, vous réduirez considérablement le flux des e-mails en permettant à chaque membre de votre équipe d’accéder directement à son calendrier. Avec Multi-Planning, la mise à jour des tâches se fait en temps réel auprès de toutes les ressources concernées, avec la possibilité d’activer des alertes et des notifications par SMS ou par e-mail.
Priorisez les tâches pour optimiser l’avancement des projets
Le planning du personnel en entreprise doit permettre de hiérarchiser les tâches en fonction des priorités. Certaines actions conditionnent en effet l’avancée de projets, tandis que d’autres, ne sont pas prioritaires. Aidez-vous des codes couleur de Multi-Planning pour gérer facilement l’ordre des tâches. Gardez un œil sur les tâches importantes et signalez en un clic les retards qui doivent être pris en charge en urgence.
Prévoyez un créneau pour la préparation du planning du personnel
Accordez suffisamment du temps pour préparer convenablement le planning du personnel. Ce moment réservé vous permettra de construire un calendrier clair et aligné avec les besoins réels de votre activité. Préparer un planning ne doit jamais se faire dans la précipitation ou entre deux urgences. C’est une tâche dont dépend l’efficacité de vos équipes. Idéalement, fixez un créneau hebdomadaire pour établir la répartition des tâches, en tenant compte des disponibilités, des congés et des pics d’activité.
Intégrez également des marges pour anticiper les imprévus, comme une absence soudaine ou un retard de livraison. Ensuite, prévoyez quelques minutes chaque jour pour vérifier l’avancée des missions, ajuster si nécessaire et communiquer les éventuels changements à vos collaborateurs.
Un planning bien construit offre non seulement une meilleure organisation interne, mais il renforce aussi la motivation des équipes, qui savent à quoi s’attendre et peuvent travailler dans un cadre clair et serein.
Prévoyez l’imprévisible pour mieux gérer les urgences
Entre les manques de ressources, les absences, les retards d’exécution, les problèmes d’approvisionnement, les changements clients de dernière minute, les perturbations du planning sont nombreuses. Intégrez dans votre planning des créneaux dédiés aux imprévus afin de garder un calendrier réactif. Lorsqu’aucune urgence ne survient, ces plages horaires peuvent être utilisées pour traiter des tâches secondaires ou faire progresser des projets de fond à plus long terme.