Recevoir les clients, programmer une démo, animer une page de vente, répondre aux demandes d’information… La liste des tâches d’une équipe commerciale est particulièrement longue pour atteindre les objectifs de performance fixés par l’entreprise. L’efficacité du plan d’action pour la prospection et la finalisation des ventes repose en bonne partie sur la mise en place d’un programme de travail clair. Voici comment établir un planning commercial intégré.
Planning commercial et CRM : une indispensable corrélation
Avec l’avènement d’Internet et des solutions dématérialisées, les outils CRM (Customer Relationship Management) ont émergé pour centraliser les données provenant des clients, mais aussi des prospects. Sur la base des précieuses informations recueillies et synthétisées par l’outil de gestion, il est aujourd’hui bien plus facile d’établir le calendrier des commerciaux. L’agenda permet également aux managers et aux dirigeants de visualiser les ressources disponibles, afin de mieux répartir les missions et d’optimiser la charge de travail.
8 astuces pour créer un planning commercial
En misant sur l’intégration d’un planning collaboratif, la mise à jour des informations se fait en temps réel et facilite considérablement la mise en œuvre du plan d’action commercial.
Établir le planning commercial sur la base d’objectifs mesurables
Grâce aux KPI qui émergent des analyses du CRM, vous pourrez définir avec clarté les actions concrètes à mener pour atteindre vos objectifs commerciaux. Ces actions seront par la suite subdivisées en tâches spécifiques qui seront assignées aux commerciaux. Pour les ressources en déplacement, suivez la durée de chaque trajet pour déterminer si l’investissement consenti est à la hauteur des enjeux. Les retours obtenus permettent également d’optimiser la politique interne pour assurer la mobilité des agents commerciaux.
Multiplanning vous aide à suivre les activités et planning de vos commerciaux grâce à ses solutions dédiées
Surveiller les échéances et les rendez-vous
Le calendrier d’une équipe commerciale est généralement assorti d’échéances et de délais : date de relance, fin d’abonnement des clients, posts sur les réseaux sociaux, événements d’entreprise, animations… Ne ratez aucune de ces dates en programmant des notifications et des alertes quelques jours ou quelques heures avant l’heure indiquée. Multi-Planning est un outil de gestion qui permet d’activer des alertes et des notifications par SMS et par e-mail pour rappeler les dates clés à chaque membre de votre équipe commerciale.
Disposer d’une visibilité globale de votre calendrier
Pour une meilleure efficacité, un plan d’action commercial doit permettre la mise en place d’un calendrier à long terme. Accordez un créneau spécifique dans votre emploi du temps managérial pour établir un agenda détaillé sur plusieurs semaines. Multi-Planning vous aide à établir facilement ce calendrier grâce à une interface intuitive et ergonomique. De plus, avec les codes couleur perfectionnés depuis sa création en 2005, le logiciel de planning en ligne offre une meilleure visibilité sur l’avancement de chaque action commerciale.
Faciliter l’accès aux documents
Au cours des décennies précédentes, nous étions habitués à l’image du commercial avec sa mallette chargée de documents, avec souvent la désorganisation que cela entraînait à cause du nombre important de pièces à gérer. Facilitez la vie de vos commerciaux en centralisant les documents nécessaires en un seul espace. Accessible sur les supports mobiles comme une tablette, Multi-Planning peut stocker différents éléments sur le créneau (documents PDF, images, animations 3D…). Tout est disponible pour conclure une vente sans pour autant surcharger vos commerciaux.
Mettre à jour votre planning commercial régulièrement
Un planning commercial n’est pas figé et évolue en fonction des opportunités, mais aussi des imprévus rencontrés par votre équipe commerciale. Gardez votre calendrier à jour pour éviter le chevauchement ou au contraire l’oubli des actions programmées. Multi-Planning offre l’avantage d’une mise à jour en temps réel en fonction des modifications apportées. Vous pourrez envoyer un SMS ou un e-mail aux commerciaux directement concernés par les changements. Vous pourrez également offrir une visibilité à l’ensemble de l’équipe pour les informer des différentes tâches accomplies.
Contrôler l’accès à votre planning commercial
L’un des défauts majeurs du tableur utilisé pour organiser le planning commercial est le contrôle des accès et le risque de modification ou de suppression intempestive. Gardez un contrôle total sur votre planning en gérant plus finement les droits d’accès (lecture, commentaire, modification…). Donnez à chaque commercial les autorisations nécessaires en fonction de leurs attributions. Pour cela, il vous faudra un planning commercial partagé comme Multi-Planning qui offre la possibilité de paramétrer les droits d’accès.
Catégoriser chaque type d’action commerciale
Assurez la lisibilité de votre planning commercial en catégorisant les différents types d’actions. En fonction de votre stratégie, vous pourrez ainsi mettre en place une classification par zone géographique, par état d’avancement du projet, par type d’intervention (prospect, qualification, relance, fidélisation…), par type de client et toute autre organisation que vous jugez pertinente pour votre entreprise.
Lors de la catégorisation, pensez à définir la priorité de chaque tâche. En utilisant des options comme les codes couleur proposés par Multi-Planning, vous pourrez affecter les commerciaux en fonction de leur expérience et de leurs compétences.
Faire des ajustements en fonction des retours des commerciaux
Optez pour une collaboration positive et inclusive en permettant à vos commerciaux de faire des retours sur les différentes actions effectuées. Vous aurez ainsi des retours sur l’efficacité des processus commerciaux, sur le tempérament des prospects, mais aussi sur le ressenti des agents. Avec Multi-Planning, chaque commercial a la possibilité de rédiger des notes dans le planning. Vous serez informé en temps réel. En fonction de ces retours, vous pourrez affiner votre plan d’action commercial.