Entre télétravail, équipes multisites, interventions terrain et horaires décalés, la gestion des plannings est devenue un enjeu stratégique pour de nombreuses organisations. Un planning mal géré, c’est du temps perdu, des équipes frustrées, des clients mécontents et, au final, une perte d’efficacité globale.
Les outils de planning partagé en ligne répondent précisément à ces problématiques. Ils permettent à tous les acteurs concernés – managers, collaborateurs, équipes terrain, services support – de s’appuyer sur une version unique, à jour et accessible en temps réel du planning.
Dans cet article, on commence par poser le cadre théorique autour du planning partagé (définition, typologies, bénéfices, fonctionnalités essentielles). Puis on passe à la pratique en présentant les meilleurs outils pour partager un planning en ligne en 2025, avec Multi-Planning en première position, en tant que solution spécialisée dans la gestion collaborative des plannings.
Définition du planning partagé
Un planning partagé est un planning accessible à plusieurs personnes, au sein d’une même équipe, d’un service ou d’une organisation. Il permet de visualiser qui fait quoi, quand et parfois où, sur une période donnée.
Contrairement à un planning individuel tenu dans un agenda personnel ou sur un fichier local, le planning partagé s’inscrit dans une logique de collaboration : il est conçu pour que plusieurs utilisateurs puissent le consulter et, selon leurs droits, le modifier, proposer des changements ou valider des créneaux.
Dans sa version « en ligne », le planning est hébergé sur une plateforme accessible via Internet. Les mises à jour sont immédiates, ce qui évite les problèmes de version (un fichier Excel envoyé à tout le monde, modifié dans tous les sens…). Les collaborateurs peuvent y accéder depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, ce qui est particulièrement précieux pour les équipes en déplacement ou les métiers de terrain.
Les différents types de plannings partagés
Tous les plannings partagés ne répondent pas aux mêmes besoins. On peut distinguer plusieurs grands types, qui orienteront le choix de l’outil :
1. Le planning d’équipe
C’est le cas le plus courant : il s’agit de gérer les horaires de travail, les rotations, les astreintes, les congés et les remplacements. On le retrouve dans les secteurs du commerce, de la santé, de la restauration, de la logistique ou encore des services à la personne. L’objectif est d’assurer la bonne couverture des besoins, sans sous-effectif ni sureffectif.
2. Le planning de ressources
Ici, on planifie l’utilisation de ressources matérielles : salles de réunion, véhicules, équipements, machines, plateaux techniques… Le planning partagé permet d’éviter les doublons de réservation, d’optimiser l’utilisation du parc et de limiter les conflits entre services.
3. Le planning d’interventions
Ce type de planning est très utilisé dans les métiers de terrain : techniciens, livreurs, soignants à domicile, équipes de maintenance, consultants en mission. On planifie des tournées, des interventions, des rendez-vous clients, parfois avec des contraintes géographiques et temporelles fortes.
4. Le planning de projet
Dans ce cas, le planning partagé sert à visualiser les tâches, les jalons et les échéances d’un projet, ainsi que la disponibilité des contributeurs. Il est souvent lié à des outils de gestion de projet et permet d’allouer les ressources au bon moment, de suivre l’avancement et d’anticiper les retards.
5. Les plannings mixtes
Dans la réalité, beaucoup d’organisations combinent plusieurs de ces logiques. Par exemple : un service d’intervention terrain gère à la fois les plannings d’équipe, les tournées clients et la réservation de véhicules. Cela nécessite souvent un outil plus structuré, capable de couvrir plusieurs dimensions simultanément.
Pourquoi utiliser un planning partagé ?
Adopter un planning partagé, c’est d’abord une manière de sortir du bricolage : tableaux locaux, fichiers envoyés par mail, versions v1_v2_v3_final_def, ardoises ou plannings papier affichés dans un couloir.
Un planning partagé en ligne permet de fluidifier la gestion du temps à plusieurs niveaux. Les équipes disposent d’une vision claire de leurs horaires et de ceux de leurs collègues, ce qui réduit les incompréhensions et les surprises de dernière minute. Les managers, eux, disposent d’une vue d’ensemble qui leur permet d’anticiper les besoins, de réagir plus vite en cas d’absence imprévue et de rééquilibrer la charge de travail.
À l’échelle de l’organisation, un planning partagé bien conçu permet de réduire les conflits d’horaires, de limiter les coûts liés à une mauvaise allocation des ressources (heures supplémentaires non anticipées, véhicule immobilisé par oubli de réservation, etc.) et d’améliorer la qualité de service. Il devient un véritable support de pilotage opérationnel, au même titre que les tableaux de bord ou les rapports d’activité.
Les fonctionnalités d’un planning partagé en ligne
Tous les outils de planning ne se valent pas. Pour qu’un planning partagé soit réellement utile et adopté, certaines fonctionnalités sont particulièrement importantes :
- Une vue visuelle claire et personnalisable : vue par jour, semaine, mois, avec la possibilité d’afficher les plannings par personne, par équipe, par site, par ressource ou par type d’activité.
- Des mises à jour en temps réel : chaque ajout, modification ou suppression doit être immédiatement visible par tous les utilisateurs autorisés, sans nécessiter de rafraîchissement manuel ni de renvoi de fichier.
- Une gestion fine des droits d’accès : tout le monde ne doit pas pouvoir modifier tout. L’outil doit permettre de définir qui peut simplement consulter, qui peut proposer des changements et qui peut valider ou verrouiller des plannings.
- Des notifications et alertes : en cas de modification, de validation, d’ajout de créneau ou de conflit d’horaire, les personnes concernées doivent être informées automatiquement.
- Une compatibilité multi-supports : un bon outil doit être utilisable sur ordinateur, mais aussi sur smartphone et tablette, notamment pour les équipes mobiles.
- Des options d’export et d’intégration : selon le contexte, il peut être utile d’exporter les plannings vers des logiciels RH, paie, des outils métiers ou des agendas externes.
Pour les organisations avec des contraintes réglementaires fortes (droit du travail, règles de repos, temps de travail maximal, etc.), des fonctionnalités de contrôle des contraintes sont également un atout.
1. Multi-Planning
Multi-Planning est une solution française spécifiquement dédiée à la gestion de plannings partagés en ligne. Là où un agenda classique montre des rendez-vous, Multi-Planning est pensé pour organiser le travail d’équipe au quotidien : qui est sur quel site, à quel horaire, avec quel rôle, sur quelle activité.
L’outil est particulièrement adapté aux organisations qui doivent gérer des rotations, des plannings d’astreinte, des interventions chez des clients ou des plannings de ressources (ex : véhicules, salles, matériel). Son point fort est de concilier une approche métier très opérationnelle avec une interface simple d’utilisation.
Caractéristiques :
- Planning collaboratif en ligne avec vue en temps réel ;
- Vues par collaborateur, équipe, site, activité ou ressource ;
- Gestion des disponibilités, absences, congés, remplacements et renforts ;
- Gestion des conflits d’horaires et alertes en cas de chevauchement ;
- Notifications automatiques pour les changements impactant les équipes ;
- Possibilités d’intégration avec d’autres systèmes (outils métier, calendriers, ERP, etc.).
Avantages :
- Solution spécialisée dans le planning d’équipe et non un simple calendrier ;
- Adaptée à de nombreux secteurs : santé, logistique, services, événementiel, etc. ;
- Interface pensée pour être comprise rapidement par les utilisateurs ;
- Approche orientée métier, qui permet d’aligner le planning sur la réalité du terrain ;
- Données hébergées en Europe, avec une attention forte portée à la conformité et à la sécurité.
Limites :
- Moins axé sur la communication ou la visio que les suites collaboratives généralistes ;
- La mise en place peut demander une phase de paramétrage pour coller parfaitement aux règles internes (types de postes, horaires, cycles).
Tarifs :
- Sur devis, en fonction du périmètre (nombre d’utilisateurs, modules nécessaires, secteur d’activité).
2. Google Agenda
Google Agenda peut faire office de planning partagé simple, surtout pour des équipes qui n’ont pas de besoins complexes en matière d’horaires ou de gestion des ressources.
Caractéristiques :
- Création de plusieurs agendas (par personne, par équipe, par projet) ;
- Partage avec droits de consultation ou de modification ;
- Intégration avec Gmail, Google Meet et l’écosystème Google ;
- Accès web et mobile avec synchronisation en temps réel.
Avantages :
- Facilité d’accès et d’usage, surtout si votre organisation utilise déjà Google Workspace ;
- Partage rapide des disponibilités, organisation de réunions simple ;
- Bon point de départ pour des plannings peu complexes.
Limites :
- Peu adapté à la gestion avancée du temps de travail, des cycles horaires ou des plannings par équipe ;
- Limitations en termes de vues métier (plutôt agenda que planning d’exploitation).
Tarifs :
- Gratuit pour les comptes individuels ;
- Inclus dans Google Workspace (offres payantes par utilisateur).
3. Microsoft Outlook / Microsoft 365 (Calendrier)
Côté Microsoft, le calendrier Outlook joue un rôle similaire, surtout dans les grands comptes et les organisations publiques fortement équipées en Microsoft 365.
Caractéristiques :
- Calendriers partagés pour personnes, équipes, services et ressources (salles, matériel) ;
- Vue combinée de plusieurs calendriers ;
- Intégration avec Outlook, Teams, SharePoint ;
- Planification de réunions en fonction des disponibilités des participants.
Avantages :
- Outil largement standardisé dans le monde professionnel ;
- Très pratique pour la planification de réunions et la gestion des ressources de bureau ;
- Intégré à un environnement Microsoft déjà familier pour de nombreux utilisateurs.
Limites :
- Moins adapté à la gestion d’horaires complexes sur le terrain ;
- Paramétrage avancé parfois lourd pour des organisations sans support IT structuré.
Tarifs :
- Inclus dans les offres Microsoft 365 Business / Enterprise.
4. Trello
Trello n’est pas un outil de planning à l’origine, mais un gestionnaire de tâches visuelles. Pourtant, grâce à ses vues calendrier et à sa flexibilité, il peut être utilisé comme un planning partagé pour certains cas d’usage.
Caractéristiques :
- Tableaux Kanban avec cartes représentant tâches ou créneaux ;
- Vues calendrier via des Power-Ups ;
- Collaboration en temps réel (commentaires, pièces jointes, mentions @).
Avantages :
- Très visuel, idéal pour des plannings de tâches projet ;
- Facile à mettre en place pour des équipes qui démarrent.
Limites :
- Peu adapté à la gestion des horaires de travail, des cycles et des contraintes de ressources humaines ;
- Peut rapidement manquer de structure pour des grandes équipes.
Tarifs :
- Version gratuite ;
- Plans payants par utilisateur pour des fonctionnalités supplémentaires.
5. Asana
Asana est conçu pour le pilotage de projets, mais ses vues calendrier et chronologie peuvent servir de base pour des plannings partagés orientés tâches.
Caractéristiques :
- Organisation des tâches par projet, avec dates d’échéance, responsables et priorités ;
- Vues en liste, tableau, calendrier et timeline ;
- Collaboration autour de chaque tâche (commentaires, pièces jointes, suivis).
Avantages :
- Structure très claire pour le suivi de projets ;
- Permet de visualiser la charge de travail et les deadlines.
Limites :
- Ne gère pas nativement les horaires, les cycles, les règles de planning RH ;
- Peut être jugé trop dense pour des besoins purement « planning d’équipe ».
Tarifs :
- Version gratuite limitée ;
- Offres payantes selon les fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs.
6. Monday.com
Monday.com est une plateforme de gestion du travail très modulable, qui permet de créer des plannings partagés sur mesure.
Caractéristiques :
- Tableaux personnalisables avec colonnes de type date, personne, statut ;
- Vues en tableau, calendrier, Kanban, timeline ;
- Automatisations pour envoyer des rappels, changer des statuts, etc.
Avantages :
- Grande flexibilité dans la manière de représenter le planning ;
- Intéressant pour les structures qui veulent aligner projet, tâches et planning.
Limites :
- Nécessite un temps de paramétrage pour coller à un vrai besoin de planning d’équipe ;
- Modèle tarifaire par siège qui peut vite grimper pour de grandes équipes.
Tarifs :
- Différents plans payants en fonction des fonctionnalités et du volume d’utilisateurs.
7. Teamup
Teamup propose une approche très simple du planning : un calendrier partagé accessible via un lien, sans forcément exiger une création de compte pour tous.
Caractéristiques :
- Calendriers accessibles en lecture ou modification via des liens ;
- Vues en jour, semaine, mois, planning ;
- Codes couleurs pour distinguer des ressources, équipes ou activités.
Avantages :
- Mise en route rapide, très peu de friction à l’usage ;
- Pratique pour des groupes larges, associations, équipes temporaires.
Limites :
- Moins adapté aux environnements où la sécurité et le contrôle des accès sont critiques ;
- Peu d’intégrations avancées.
Tarifs :
- Version gratuite ;
- Offres payantes avec fonctionnalités supplémentaires et plus de capacités.
8. Bitrix24
Bitrix24 est une suite collaborative complète (CRM, tâches, projets, communication interne), qui inclut des modules d’agenda et de planning.
Caractéristiques :
- Gestion d’agendas et plannings au sein d’espaces de travail ;
- Liens avec les tâches, les projets, le CRM ;
- Accès web et application mobile.
Avantages :
- Intéressant pour des PME qui souhaitent centraliser plusieurs besoins (communication, tâches, planning, CRM) dans un même environnement ;
- Permet de relier directement le planning à l’activité commerciale ou projet.
Limites :
- Interface riche, parfois perçue comme complexe ;
- Peut être surdimensionné lorsqu’on cherche uniquement un outil de planning.
Tarifs :
- Version gratuite ;
- Offres payantes selon le nombre d’utilisateurs et les modules activés.
9. Acollab
Acollab est une plateforme collaborative française incluant documents, tâches, discussions et agenda/planning.
Caractéristiques :
- Espaces collaboratifs par équipe ou projet ;
- Agenda et planning liés aux tâches, documents, discussions ;
- Accès via le web pour centraliser les échanges.
Avantages :
- Simple et adapté aux petites structures ou organisations projet ;
- Permet de tout retrouver au même endroit (fichiers, tâches, planning).
Limites :
- Moins adapté aux très grandes organisations avec enjeux lourds de planification ;
- Moins spécialisé sur le planning métier qu’une solution comme Multi-Planning.
Tarifs :
- Offres payantes à partir de quelques euros par utilisateur et par mois.
10. Excel / Google Sheets en ligne
Même si ce ne sont pas des outils de planning à proprement parler, Excel et Google Sheets restent très utilisés pour construire des plannings partagés « maison », surtout lorsqu’ils sont stockés et édités en ligne.
Caractéristiques :
- Tableaux totalement personnalisables ;
- Partage avec droits de lecture ou de modification ;
- Historique des modifications (surtout sur Google Sheets).
Avantages :
- Flexibilité maximale pour créer le format de planning souhaité ;
- Outils connus de la majorité des utilisateurs.
Limites :
- Risque élevé d’erreurs, de forgets et de « dérive » du fichier ;
- Pas de moteur de règles, pas de gestion automatique des conflits ou des contraintes ;
- Peu pratique à grande échelle.
Tarifs :
- Inclus dans Microsoft 365 / Google Workspace ou gratuit dans leurs versions personnelles.
Les outils de planning partagé en ligne jouent aujourd’hui un rôle crucial dans la bonne organisation du travail, en particulier dès que l’on gère des équipes nombreuses, des sites multiples ou des contraintes horaires complexes. Les solutions généralistes comme Google Agenda, Outlook ou les outils de gestion de projet peuvent suffire pour des besoins simples, centrés sur les réunions et les tâches.Dès lors que le planning devient un enjeu métier à part entière – couverture de services, équipes en rotation, interventions terrain, ressources partagées – il devient pertinent de s’appuyer sur une solution dédiée comme Multi-Planning, capable d’aligner la logique de planning sur la réalité