Agenda personnalisé pour les métiers de l’enseignement & du travail

Les professionnels de l’enseignement, qu’ils travaillent dans des établissements privés ou publics, ont pour mission quotidienne de transmettre leur savoir concernant une ou plusieurs matières, mais également de suivre et de contrôler que ces notions ont bien été assimilées pour les élèves, étudiants, stagiaire. Au sein de notre système éducatif, ce sont souvent des tiers, tels que les directeurs d’établissement ou les responsables de la scolarité, qui ont pour mission de s’assurer que tous les moyens sont mis en œuvre pour atteindre ces objectifs d’apprentissage.

Cela implique d’être en mesure de planifier, voire parfois même, d’optimiser la mise à disposition des salles de cours, la disponibilité du matériel, la création des emplois du temps pour les élèves et pour les enseignants ainsi que l’organisation complète de tous les événements périscolaires. Aussi, la mise en place d’un logiciel d’agenda et de planning en ligne pour l’enseignement, comme le font la plupart des entreprises, est une évolution logique qui gagne de plus en plus de terrain.

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De la même manière, l’organisation hebdomadaire et mensuelle d’une agence d’intérim nécessiterait souvent qu’une ressource y soit affectée à temps complet. Pour gérer la disponibilité des intérimaires, leur période d’emploi, mais également les rendez-vous commerciaux et la prospection téléphonique, un gestionnaire efficace doit avoir les bons outils. Cette fois encore, l’utilisation d’un agenda partagé n’est plus un besoin, mais une nécessité pour être aussi rigoureux que performant

Des fonctionnalités indispensables à votre activité

Quels peuvent être les apports de ce type d’application pour gérer la coordination des activités au sein d’une école primaire, d’un collègue, d’un lycée, d’une auto-école ou encore d’un organisme de formation ? En premier lieu, ce sont ces fonctionnalités de base, qui font de ce type d’outil de management du temps, de véritables alliés en milieu professionnel. De l’accessibilité depuis un PC, une tablette ou un smartphone, en passant par l’ergonomie de navigation jusqu’à la flexibilité offerte pour réaliser des mises à jour, tout a été pensé pour faire gagner du temps aux utilisateurs.

Agenda en ligne dans l'enseignement

Améliorez l’organisation des établissements d’enseignements et de travail

Lorsque ce type de produit est personnalisé afin de répondre aux besoins d’une activité, de nouvelles fonctionnalités, à forte valeur ajoutée, font leur apparition et offre de nouvelles perspectives.

Dans le cas du secteur de l’enseignement, voici quelques exemples de ce qu’il sera possible de réaliser  :

  • Élaborer les emplois du temps du corps enseignant en tenant compte des contraintes de chacun  : cours donnés sur plusieurs établissements, regroupement des heures de travail sur les mêmes journées, emploi à temps partiel, difficulté de santé ou disponibilité familiale.
  • Répartir au mieux les différentes matières pour permettre aux étudiants d’apprendre selon un rythme adapté et de progresser. L’objectif étant de proposer un enseignement de qualité, tout en offrant un certain confort aux apprenants.
  • Optimiser de l’occupation des salles de cours, des espaces de TD, des terrains de sport et faire en sorte de satisfaire la majeure partie des demandes émises par les enseignants ou de proposer des solutions d’ajustement.
  • Anticiper et simplifier les remplacements, de courte à moyenne durée, afin qu’ils soient le plus transparents possible. Dans l’enseignement et la formation, l’absentéisme peut avoir des conséquences importantes sur l’activité et le niveau de confiance accordé.
  • La planification de tous les événements de l’ordre du périscolaire  : conseils de classe, réunions parents/professeurs, sorties culturelles, tournoi sportif, passage d’examens, affichage des résultats, mise en place des rattrapages, qui rythment pourtant l’organisation des établissements.

Un logiciel de planning en ligne pour les agences de travail temporaire

Le quotidien d’un responsable d’agence d’intérim s’articule autour de plusieurs activités auprès de divers corps de métier. Entre le management d’une équipe commerciale, l’entretien d’un portefeuille client, la prospection d’opportunités professionnelles, l’organisation des plannings et le suivi administratif du fonctionnement global, il devra sans cesse prioriser et structurer ses interventions pour être le plus efficace possible.

Pour ce type de profil, l’utilisation d’un agenda web ne se limitera pas à noter des rendez-vous ou à suivre l’activité d’un collaborateur, mais à gagner du temps tout au long de sa journée de travail. Avoir accès en temps réel et à tout moment à un état des lieux factuel de la productivité d’une structure. Où que l’on soit, améliorer en continu son pouvoir d’anticipation, de décision en étant aussi flexible qu’informé.

Tout d’abord en limitant les appels téléphoniques ou l’envoi de mail d’information au traitement des cas urgents, car il a la possibilité de consulter toutes les informations dans une seule et même application.

Ensuite, en ayant la possibilité de déléguer à ses collaborateurs la prise en charge de ses rendez-vous, il pourra ainsi consacrer plus de temps au management de proximité et à l’évolution de son réseau professionnel. De plus, lors de ses déplacements, en se connectant depuis son smartphone ou sa tablette, il pourra continuer à suivre l’activité de ses collaborateurs, être informé des difficultés que son équipe commerciale pourra rencontrer ou tout simplement fournir des indicateurs pertinents pour valoriser le travail quotidien auprès de futurs clients ou des membres de la direction.

Enfin, s’il doit répondre à des demandes urgentes pour l’intégration de nouveaux intérimaires pour l’un de ses comptes clients, il bénéficiera en quelques clics d’informations fiables qui l’aideront à établir le plan d’action le plus adapté au contexte.

Certains métiers nécessitent de faire preuve d’un meilleur sens de l’organisation que d’autres, l’enseignement et les services de travail temporaire en font partie. Cependant, cela est également lié aux exigences actuelles du monde du travail. Si pendant de nombreuses années, les entreprises ont fait en sorte d’employer des collaborateurs dont le domaine d’expertise était très restreint, aujourd’hui la polyvalence des compétences est de plus en plus appréciée. Pour atteindre le niveau de performance attendu, un responsable d’établissement scolaire, un gestionnaire de scolarité, un directeur de centre de formation ou encore un manager d’agence d’intérim doit se doter d’outil lui permettant de gérer la planification globale de l’ensemble des activités dont il a la responsabilité. Un agenda collaboratif en ligne propose de très nombreuses fonctionnalités qui simplifient les tâches qui coûtent du temps et privilégient celles qui créent de la valeur.

Pour aller plus loin :

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